مقدمة
تتعثر الإدارة المالية لتقنية المعلومات عندما تبنى ميزانية التقنية بترحيل أرقام السجل المحاسبي للعام السابق، وتوزع تكاليف البنية التحتية المشتركة والتراخيص حسب عدد الموظفين، ولا تعرف وحدات الأعمال كلفة الخدمات التي تستهلكها فعلا. فتسأل الإدارة المالية عن كل زيادة، ولا يستطيع مكتب مدير التقنية أن يبين كيف ينتقل الإنفاق من تشغيل الأنظمة القائمة إلى بناء قدرات جديدة. تدرب هذه الدورة من كور كونسبت موظفي مالية التقنية ومديري التقنية أصحاب الموازنات على تكليف الخدمات التقنية وتوزيعها على محركات عادلة والدفاع عن الخطة. ويبني المشاركون نموذجا لميزانية التقنية والتحميل الداخلي لمنظمة دراسية.
أهداف الدورة
- تصنيف الإنفاق التقني حسب مجمع التكلفة وبرج التقنية والمعالجة الرأسمالية أو التشغيلية والغرض: تشغيل أو نمو أو تحول
- بناء نموذج تكلفة تقنية يربط بنود السجل المحاسبي بأبراج التقنية ثم بالخدمات باستخدام TBM Taxonomy، وهو تصنيف مرجعي لتكاليف التقنية، ومحركات توزيع قابلة للقياس
- حساب تكلفة الوحدة وإعداد جدول أسعار الخدمات، واختيار عرض التكاليف أو التحميل الداخلي أو التوزيع الثابت لكل خدمة
- إعداد ميزانية تقنية مبنية على المحركات وتوقعات شهرية مع تعليقات على الانحرافات تقبلها الإدارة المالية
- تحديد فرص الوفر في تراخيص البرمجيات وعقود الإسناد الخارجي واستضافة مراكز البيانات وترتيب الاستثمارات التقنية للتمويل
- رفع تقارير الإنفاق التقني والمقارنات المرجعية والقيمة إلى المدير المالي ورؤساء وحدات الأعمال في لوحة معلومات قابلة للتنفيذ
الفئة المستهدفة
- موظفو مالية التقنية والرقابة المالية الذين يعدون ميزانية التقنية والمستحقات وتقارير التكاليف
- موظفو التخطيط في مكتب مدير التقنية الذين يجمعون الإنفاق التقني ويعدون طلبات الاستثمار والمحفظة
- مديرو البنية التحتية والتطبيقات والخدمات التقنية أصحاب مراكز التكلفة الذين يعتمدون الإنفاق على الموردين
- شركاء الأعمال الماليون الذين يدعمون إدارة التقنية ويراجعون خططها
- مديرو التوريد والموردين في التقنية المسؤولون عن تكاليف التراخيص وعقود الخدمات
محاور الدورة
اليوم 1: هيكل تكاليف التقنية وخط الأساس للإنفاق
- ربط بنود السجل المحاسبي بتكاليف العمالة التقنية واستهلاك الأجهزة والبرمجيات والخدمات الخارجية
- تصنيف المحفظة التقنية إلى تشغيل ونمو وتحول
- المعالجة الرأسمالية والتشغيلية للأجهزة والتراخيص وعمالة المشاريع
- تحليل سلوك تكاليف التقنية: الثابتة والمتغيرة والمباشرة وغير المباشرة
- خط الأساس الحالي للإنفاق التقني وبطاقة تقييم شفافية التكاليف
اليوم 2: تصنيف TBM ونماذج تكلفة التقنية
- طبقات TBM Taxonomy: مجمعات التكلفة وأبراج التقنية والأبراج الفرعية والحلول
- قواعد ربط مجمعات التكلفة بأبراج التقنية ومحركات التوزيع
- تكليف دليل الخدمات بالتوزيع على أساس الأنشطة
- مقارنة نماذج عرض التكاليف والتحميل الداخلي والتوزيع الثابت حسب عدد الموظفين
- مصادر بيانات نموذج التكلفة من سجل الأصول وقاعدة بيانات الإعدادات CMDB وأحجام التذاكر
اليوم 3: بناء ميزانية التقنية والتوقعات وأسعار الوحدة
- بناء ميزانية التقنية على المحركات من أعداد المستخدمين والأجهزة والخوادم والتطبيقات
- حساب تكلفة الوحدة لكل مستخدم وخادم وتيرابايت تخزين وتطبيق
- تصميم جدول أسعار التحميل الداخلي ووحدات الفوترة ودورة التسوية الربعية
- التوقعات الشهرية للتقنية والمستحقات والتعليق على الانحراف بين الميزانية والفعلي
- مصفوفة تقييم الاستثمارات التقنية والإفراج عن تمويل المشاريع عبر بوابات المراحل
اليوم 4: تحسين التكاليف والمقارنة المرجعية وتقارير المدير المالي
- مراجعة وضع تراخيص البرمجيات: التراخيص غير المستخدمة وتسويات الموردين والتفاوض على التجديد
- روافع التكلفة في عقود الإسناد الخارجي والخدمات المدارة وبنود مراجعة الأسعار
- تكلفة مركز البيانات لكل خزانة واستهلاك الطاقة ومقارنة الاستضافة بالسحابة العامة
- نسب المقارنة المرجعية للإنفاق التقني: تكلفة التقنية إلى الإيرادات ولكل موظف ومزيج التشغيل والتغيير
- لوحة قيمة التقنية للمدير المالي وإجراء حل نزاعات التحميل الداخلي
اليوم 5: بناء النموذج: ميزانية التقنية ونموذج التحميل الداخلي
- إحاطة المنظمة الدراسية: مستخرج السجل المحاسبي ودليل الخدمات وبيانات الاستهلاك
- بناء توزيع مجمعات التكلفة وأبراج التقنية في نموذج جدول بيانات
- جدول أسعار الخدمات وكشوف التحميل الداخلي لوحدات الأعمال
- ميزانية التقنية للعام القادم مقسمة إلى تشغيل ونمو وتحول
- عرض النموذج أمام لجنة مراجعة من المدير المالي ورؤساء وحدات الأعمال
المهارات التي ستكتسبها
- ربط مجمعات تكاليف التقنية
- اختيار محركات التوزيع
- حساب تكلفة الوحدة
- تصميم جدول أسعار الخدمات
- إعداد ميزانية التقنية على المحركات
- استرداد تكاليف التراخيص
- المقارنة المرجعية للإنفاق التقني
- إعداد تقارير تكاليف التقنية
لماذا تحضر هذه الدورة
- العودة بنموذج عملي لميزانية التقنية والتحميل الداخلي خضع لمراجعة لجنة من المدير المالي ورؤساء وحدات الأعمال
- الإجابة عن سؤال كل وحدة أعمال: كم تكلف هذه الخدمة التقنية ولماذا
- اكتشاف إنفاق على التراخيص والعقود والاستضافة يمكن خفضه أو استرداده دون المساس بالخدمة
- مقارنة ممارسات تكاليف التقنية مع زملاء من البنوك والرعاية الصحية والطاقة والتجزئة والجهات الحكومية
الخاتمة
يكسب الإنفاق التقني الثقة حين يمكن تتبع كل بند في السجل المحاسبي إلى خدمة ومستهلك وغرض. تنتقل الدورة من هيكل تكاليف التقنية والمعالجة الرأسمالية والتشغيلية وتصنيف التشغيل والنمو والتحول، إلى TBM Taxonomy ومحركات التوزيع، ثم إلى تكلفة الوحدة وجداول الأسعار والميزانيات والتوقعات، وصولا إلى الوفر في التراخيص والعقود ومراكز البيانات والمقارنة المرجعية وتقارير المدير المالي. وينتهي اليوم الأخير بنموذج لميزانية التقنية والتحميل الداخلي جاهز لمراجعة الإدارة المالية ورؤساء وحدات الأعمال.
