مقدمة
تتعثر مشاريع تطبيق أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP عندما تبقى المتطلبات غامضة، ويطوع النظام المختار بتخصيصات برمجية كثيرة، وتصل بيانات الأنظمة القديمة دون تنقية، ويرى المستخدمون الشاشات الجديدة لأول مرة يوم التشغيل الفعلي. تمنح هذه الدورة من كور كونسبت فرق التنفيذ أساليب عمل لكل مرحلة: إعداد دراسة الجدوى، واختيار النظام، وإدارة ورش تحليل الفجوات، والمفاضلة بين الإعداد والتخصيص، وترحيل البيانات ومطابقتها، والاختبار، والتحويل، وتبني المستخدمين. ويطبق المشاركون كل أسلوب على مواد حالات عملية، ويجمعون مصنف تنفيذ ERP يضم السجلات والخطط وقوائم التحقق الخاصة بمشروعهم.
أهداف الدورة
- إعداد دراسة جدوى لنظام ERP وكتالوج متطلبات يربط نطاق الوحدات بمنافع قابلة للقياس في العمليات
- إدارة اختيار منظم لنظام ERP باستخدام طلب تقديم العروض والعروض التوضيحية الموجهة بسيناريوهات والتقييم الموزون للموردين
- تيسير ورش تحليل الفجوات ومعالجة كل فجوة بالإعداد أو تغيير العملية أو تخصيص مضبوط
- تخطيط ترحيل البيانات بدءا من تشخيص البيانات وقواعد التنقية والتحميل التجريبي حتى اعتماد المطابقة
- تنظيم اختبار تكامل الأنظمة واختبار قبول المستخدم ودليل تحويل جرى تجريبه مسبقا
- تقديم تدريب مبني على الأدوار ودعم مكثف بعد التشغيل، ثم متابعة التبني والمنافع بعد التشغيل الفعلي
الفئة المستهدفة
- العاملون المسؤولون عن تخطيط مسارات عمل تنفيذ ERP وتنسيقها
- ملاك العمليات المسؤولون عن عمليات المالية أو المشتريات أو المخزون أو الموارد البشرية أو التصنيع في نظام ERP جديد
- موظفو تقنية المعلومات المسؤولون عن إعداد نظام ERP وتكامله ودعم تطبيقاته
- ملاك البيانات ومحللوها المسؤولون عن تجهيز بيانات الأنظمة القديمة والتحقق منها قبل الترحيل
- المستخدمون الرئيسيون والمستخدمون الخبراء المسؤولون عن الاختبار وتدريب الزملاء ودعم التبني
محاور الدورة
اليوم 1: أساسيات نظام ERP ووحداته وجاهزية التنفيذ
- خريطة وحدات ERP: المحاسبة المالية والمشتريات والمخزون والموارد البشرية والتصنيع
- تدفق المعاملات المتكاملة على البيانات الرئيسية المشتركة من طلب الشراء حتى السداد
- حصر العمليات في الوضع الحالي وسجل نقاط الضعف
- نموذج دراسة جدوى ERP: تكاليف التأسيس وتكاليف التشغيل والمنافع القابلة للقياس
- قائمة تحقق جاهزية ERP للعمليات والبيانات والأفراد والتقنية
اليوم 2: المتطلبات واختيار النظام ومنهجية التنفيذ
- كتالوج المتطلبات حسب الوحدة مع درجات الأولوية ومعايير القبول
- هيكل طلب تقديم العروض ونموذج التقييم الموزون للموردين
- العروض التوضيحية الموجهة بسيناريوهات وزيارات المواقع المرجعية
- مقارنة النشر المحلي والسحابي والهجين من حيث التكلفة والتحكم ودورة التحديث
- مراحل التنفيذ وخيارات الإطلاق: التحويل الدفعي والإطلاق المرحلي حسب الوحدة أو الموقع
اليوم 3: تصميم عمليات الأعمال وتحليل الفجوات وبناء الحل
- خرائط العمليات المستهدفة من الشراء إلى السداد ومن الطلب إلى التحصيل ومن القيد إلى التقرير
- منهجية ورش تحليل الفجوات وسجل معالجة الفجوات
- شجرة قرار الإعداد مقابل التخصيص وفحص أثر التحديثات
- المواصفات الوظيفية للتقارير والواجهات والتحويلات والإضافات مع كتالوج الواجهات
- تقييم أثر التغيير وخطة التدريب حسب الأدوار وشبكة المستخدمين الخبراء
اليوم 4: ترحيل البيانات والاختبار والتحويل والمتابعة بعد التشغيل
- دورة حياة ترحيل البيانات: التشخيص وقواعد التنقية والتحميل التجريبي والمطابقة
- سيناريوهات اختبار تكامل الأنظمة واختبار قبول المستخدم مع سجل العيوب
- دليل التحويل والتحويل التجريبي والتشغيل المتوازي ومعايير التراجع
- نموذج الدعم المكثف بعد التشغيل: فرز البلاغات وسجل الأخطاء المعروفة ومعايير الخروج
- سجل متابعة المنافع ومؤشرات تبني نظام ERP
اليوم 5: حالات عملية في تنفيذ ERP وبناء المصنف
- حالة موجهة: مراجعة تحليل الفجوات في إطلاق وحدتي المالية والمخزون لدى شركة توزيع
- حالة موجهة: إخفاق مطابقة ترحيل بيانات الرواتب في جهة خدمية عامة
- بناء المصنف: سجل الفجوات وخطة ترحيل البيانات وجدول الاختبار
- بناء المصنف: دليل التحويل وخطة التدريب وسجل المنافع
- عرض مصنف تنفيذ ERP ومناقشته أمام الزملاء
المهارات التي ستكتسبها
- تحديد متطلبات ERP
- تقييم الموردين وترجيح العروض
- تحليل الفجوات
- قرارات إعداد الحل
- تنقية البيانات ومطابقتها
- إدارة اختبارات ERP
- تخطيط التحويل
- دعم تبني المستخدمين
لماذا تحضر هذه الدورة
- العودة بمصنف تنفيذ ERP يضم سجلات وخططا وقوائم تحقق جاهزة للاستخدام في مشروع قائم أو مخطط
- اكتشاف الفجوة التي ينبغي سدها بتغيير العملية لا البرنامج قبل أن تتحول إلى تخصيص مكلف
- الوصول إلى التشغيل الفعلي ببيانات مطابقة ونتائج اختبار معتمدة وتحويل جرى تجريبه
- مقارنة ممارسات التنفيذ مع زملاء من فرق المشاريع والعمليات وتقنية المعلومات في التصنيع والتوزيع والخدمات والجهات العامة
الخاتمة
لا يحقق نظام ERP عائده إلا حين تكون العمليات والبيانات والأفراد مستعدة لاستخدامه بطريقة واحدة. تنتقل الدورة من الوحدات ودراسة الجدوى والجاهزية، إلى المتطلبات واختيار النظام وخيارات النشر، ثم إلى تصميم العمليات وقرارات الفجوات وبناء الحل، ومنها إلى ترحيل البيانات والاختبار والتحويل والدعم المكثف ومتابعة المنافع. ويطبق اليوم الأخير هذه الأساليب على حالتين عمليتين، وينتج مصنف تنفيذ ERP يعود به المشاركون مباشرة إلى فريق مشروعهم.
