مقدمة
دورة إدارة القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية، بما فيها معالجة طلبات القبول ونظام معلومات الطلاب SIS وتدقيق متطلبات التخرج، تمتد 5 أيام وتخاطب فرق القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية في الجامعات، وتنتهي بخطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية لجامعة حالة. فكثير من عمادات القبول والتسجيل تعالج الطلبات يدويا، وتصدر جداول دراسية متعارضة، وتطبق قواعد الإنذار الأكاديمي بصورة متفاوتة، وتستخرج السجل الأكاديمي من بيانات لم يتحقق منها أحد، فيتأخر إخلاء طرف الخريجين. ويعمل المشاركون أصلا في القبول أو التسجيل أو السجلات، ويتعلمون عبر دراسات حالة مبنية على بيانات المتقدمين والجداول والدرجات. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة في إدارة القبول والتسجيل.
أهداف الدورة
- رسم خريطة وظائف عمادة القبول والتسجيل ومواعيد التقويم الأكاديمي ونموذج بيانات سجل الطالب من التقديم حتى التخرج
- معالجة طلبات القبول بالنسبة الموزونة وقواعد المفاضلة وتوزيع المقاعد وفق السعة المقعدية لكل برنامج
- إدارة التسجيل في المقررات وإعداد الجداول الدراسية وإجراءات الحذف والإضافة والانسحاب مع فحص المتطلبات السابقة والسعة والتعارض
- تطبيق قواعد الوضع الأكاديمي والمعدل التراكمي وإعادة المقررات بثبات، وإعداد تدقيق متطلبات التخرج والسجل الأكاديمي الرسمي بصورة تصمد أمام التظلمات
- تقييم طلبات معادلة المقررات واحتساب الساعات المنقولة، وضبط جودة بيانات نظام معلومات الطلاب وتعديل الدرجات والتحقق من الوثائق
- إعداد خطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية متضمنة تحليلات القيد ومستهدفات الخدمة ومالكي العمليات
الفئة المستهدفة
- فرق القبول المسؤولة عن فرز الطلبات واحتساب النسب الموزونة وإصدار العروض وتوزيع المقاعد
- فرق التسجيل والجداول المسؤولة عن فترات التسجيل وسعة الشعب وتوزيع القاعات
- فرق السجلات الأكاديمية المسؤولة عن الدرجات وقرارات الوضع الأكاديمي والسجل الأكاديمي وإخلاء طرف الخريجين
- فرق المعادلة المسؤولة عن تقييم الدراسة السابقة وتحديث جداول معادلة المقررات
- فرق إدارة نظام معلومات الطلاب المسؤولة عن بيانات العمادة وقواعد التحقق وتقارير القيد
- فرق التنسيق في عمادة القبول والتسجيل المسؤولة عن السياسات ومواعيد الخدمة والتظلمات
محاور الدورة
اليوم 1: وظائف عمادة القبول والتسجيل ودورة الحياة الأكاديمية وتقييم الوضع الراهن
- خريطة وظائف عمادة القبول والتسجيل عبر دورة الحياة الأكاديمية
- محطات التقويم الأكاديمي وجدول مواعيد خدمات العمادة
- نموذج بيانات سجل الطالب من التقديم حتى التخرج
- حصر اللوائح الأكاديمية ومصفوفة ملكية السياسات
- تقييم الوضع الراهن لخدمات العمادة باستخدام بيانات العمليات وقوائم الانتظار
اليوم 2: معالجة طلبات القبول وتوزيع المقاعد وقواعد الوضع الأكاديمي
- مسار طلب القبول من التقديم حتى قرار العرض
- معادلة النسبة الموزونة للقبول وقواعد المفاضلة بين المتقدمين
- نموذج توزيع المقاعد حسب السعة المقعدية والحصص لكل برنامج
- قواعد الوضع الأكاديمي للتنبيه والإنذار الأكاديمي والفصل
- قواعد احتساب المعدل الفصلي والتراكمي وسياسات إعادة المقررات
اليوم 3: عمليات التسجيل والجداول الدراسية والسجل الأكاديمي وتدقيق متطلبات التخرج
- تصميم فترة التسجيل مع فحص المتطلبات السابقة وسعة الشعب
- بناء الجدول الدراسي باستخدام سعة القاعات ومصفوفات التعارض
- إجراء الحذف والإضافة والانسحاب مع سجل تتبع للتغييرات
- إصدار السجل الأكاديمي الرسمي وضوابط الختم والتسليم الإلكتروني
- نموذج تدقيق متطلبات التخرج مقابل الخطة الدراسية للبرنامج
اليوم 4: معادلة المقررات وجودة بيانات SIS ومخاطر سلامة السجلات
- تقييم الساعات المنقولة وفق معايير المحتوى والمستوى ومدى الانطباق
- تحديث جدول معادلة المقررات واتفاقيات التجسير بين المؤسسات
- قواعد جودة بيانات SIS وفحوص التحقق وتقارير الاستثناءات
- ضوابط تفويض تعديل الدرجات وتصحيح بيانات السجل
- مؤشرات تزوير السجلات الأكاديمية وطلبات التحقق من الوثائق
اليوم 5: دراسة حالة: خطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية
- حزمة بيانات الجامعة الحالة للطلبات والتسجيل والدرجات
- لوحة تحليلات القيد لأعداد المقبولين والعبء الدراسي والتقدم الأكاديمي
- مراجعة استثناءات الوضع الأكاديمي وتدقيق متطلبات التخرج في الحالة
- مستهدفات مستوى خدمة العمادة وتحديد مالكي العمليات
- استكمال خطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية وعرضها
المهارات التي ستكتسبها
- احتساب النسب الموزونة للقبول
- تخطيط توزيع المقاعد
- معالجة تعارض الجداول الدراسية
- تحديد الوضع الأكاديمي
- إعداد تدقيق متطلبات التخرج
- تقييم الساعات المنقولة
- التحقق من بيانات SIS
- إعداد تقارير تحليلات القيد
لماذا تحضر هذه الدورة
- تسليم خطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية لجامعة حالة إلى عميد القبول والتسجيل ووكيل الجامعة للشؤون التعليمية
- البت في المفاضلة بين المتقدمين وتوزيع المقاعد وحالات الإنذار الأكاديمي وطلبات المعادلة وفق قواعد مكتوبة لا وفق السوابق
- تفادي تأخر إخلاء طرف الخريجين وتعارض الجداول والخلاف على المعدلات وإصدار سجلات من بيانات لم يتحقق منها
- نقل معادلات النسب الموزونة ونماذج تدقيق التخرج وجداول المعادلة وقواعد التحقق في SIS إلى فرق العمل في العمادة
الخاتمة
بعد العودة إلى الجامعة يعرض المشارك خطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية على عميد القبول والتسجيل ورؤساء أقسام القبول والتسجيل والسجلات. وتستند القيادة إليها في تحديد عمليات القبول والجداول والسجلات التي يعاد تصميمها أولا، وقواعد التحقق في نظام معلومات الطلاب ومستهدفات الخدمة المعتمدة، ومالك كل عملية. وبعد أول دورة قبول وتسجيل كاملة وفق الخطة، تراجع العمادة مدة إصدار العروض وأخطاء التسجيل واستثناءات تدقيق التخرج وتصحيحات السجل الأكاديمي، ثم تعدل القواعد والمستهدفات.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة إدارة القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية؟
يحتاج المشارك إلى خبرة عملية في القبول أو التسجيل أو السجلات الأكاديمية أو دعم نظام معلومات الطلاب. ويفيد إحضار معايير قبول مجهولة الهوية أو مقتطف من جدول دراسي أو اللائحة الأكاديمية للمؤسسة أو نموذج تدقيق تخرج لتطبيق دراسات الحالة على عمله.
بم تختلف دورة إدارة القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية عن دورات الخدمات الطلابية أو إدارة الوثائق والمحفوظات؟
تتناول هذه الدورة العمل المبني على القواعد في عمادة القبول والتسجيل: النسب الموزونة وتوزيع المقاعد والتسجيل والجداول والوضع الأكاديمي والسجل الأكاديمي وتدقيق التخرج والمعادلة وبيانات SIS. أما دورات الخدمات الطلابية فتتناول الإرشاد والرعاية، ودورات المحفوظات تتناول التصنيف وجداول الاستبقاء والإتلاف.
لماذا تعتمد إدارة القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية على جودة بيانات نظام معلومات الطلاب؟
لأن كل عرض قبول وجدول ومعدل وتدقيق تخرج وسجل أكاديمي يستخرج من بيانات نظام معلومات الطلاب. فرمز مقرر خاطئ أو درجة مفقودة أو سجل طالب مكرر ينتقل إلى قرارات التخرج والوثائق الرسمية ما لم تكشفه قواعد التحقق وتقارير الاستثناءات مبكرا.
ماذا يعود به المشارك من دورة إدارة القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية؟
يعود المشارك بخطة تطوير عمليات القبول والتسجيل والسجلات الأكاديمية لجامعة حالة، ومعها نموذج احتساب النسبة الموزونة ومصفوفة تعارض الجداول وجدول قرارات الوضع الأكاديمي ونموذج تدقيق التخرج وصيغة جدول المعادلة ومجموعة قواعد التحقق في SIS.
