مقدمة
دورة إدارة برامج الابتعاث من اختيار المبتعثين ومتابعتهم في الخارج حتى قياس العائد على الاستثمار تمتد أسبوع، وهي موجهة لموظفي الموارد البشرية والتعلم والتطوير وإدارات شؤون المبتعثين الذين يديرون برامج الدراسة الممولة، وتنتهي بإعداد خطة برنامج الابتعاث وبطاقة أداء المبتعثين لجهة افتراضية. فكثير من الجهات الراعية تمول مقاعد دراسية دون ربطها بالوظائف الشاغرة، وتفقد متابعة مبتعثين تتراجع معدلاتهم في الخارج، ثم ترى العائدين يستقيلون فور انقضاء مدة الخدمة المتعهد بها. ويتولى المشاركون في عملهم إدارة ملفات المبتعثين أو الإشراف عليها، ويعملون على دراسات حالة لملفات مبتعثين وعقود ابتعاث وبيانات دفعات. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة.
أهداف الدورة
- تقدير عدد مقاعد الابتعاث وتخصصاتها ودرجاتها العلمية انطلاقا من خطة القوى العاملة وتوقعات الوظائف الحرجة الشاغرة
- وضع شروط الأهلية وأوزان الاستحقاق والحاجة وإجراءات لجنة اختيار تعتمد على التقييم المرجح للمرشحين
- صياغة عقود الابتعاث وتعهدات الخدمة بما تحويه من مكافآت وبدلات ومدة خدمة واسترداد للتكاليف ومعالجة للإخلال
- متابعة التقدم الأكاديمي للمبتعثين والإنذار الأكاديمي وطلبات التمديد ورعايتهم في الخارج عبر ملف حالة وإجراءات تصعيد
- تخطيط تسكين العائدين وإعادة دمجهم والاحتفاظ بهم خلال مدة الخدمة ليشغلوا الوظائف التي ابتعثوا من أجلها
- إعداد بطاقة أداء المبتعثين لنسب الإتمام ومدة الحصول على الدرجة والعودة والبقاء وتكلفة الخريج والعائد المخصوم على الاستثمار
الفئة المستهدفة
- موظفو إدارات شؤون المبتعثين والدراسة الممولة المسؤولون عن ملفات المبتعثين وعقودهم وصرف مكافآتهم
- موظفو الموارد البشرية المسؤولون عن ربط أعداد المبتعثين بخطط القوى العاملة والوظائف الحرجة الشاغرة
- موظفو التعلم والتطوير المسؤولون عن ميزانيات ابتعاث مرحلتي البكالوريوس والدراسات العليا
- موظفو رعاية المبتعثين والشؤون الطلابية المسؤولون عن التواصل مع الطلاب الدارسين خارج مقر الجهة
- شركاء الأعمال في الموارد البشرية المسؤولون عن تسكين المبتعثين العائدين والاحتفاظ بهم في الإدارات المستضيفة
محاور الدورة
اليوم 1: مشهد الدراسة الممولة وأنواع المنح واحتياج القوى العاملة
- مقارنة منح الاستحقاق والحاجة والمنح المرتبطة بمسارات مهنية محددة
- نماذج الجهات الراعية بين أصحاب العمل والجهات الحكومية والمؤسسات المانحة
- تحليل فجوات خطة القوى العاملة لتحديد أعداد مقاعد الابتعاث
- قائمة أولويات التخصصات والدرجات العلمية للوظائف الحرجة
- تقييم الوضع الراهن لإدارة الابتعاث باستخدام سجلات الدفعات
اليوم 2: أطر الاختيار وقواعد القبول الجامعي وعقود تعهد الخدمة
- تصميم شروط الأهلية ومصفوفة التقييم المرجح لاختيار المرشحين
- دليل مقابلات لجنة الاختيار وسجل توحيد الدرجات
- معايير القائمة المختصرة للجامعات والبرامج المعتمدة لقبول المبتعثين
- صياغة بنود مدة الخدمة واسترداد التكاليف في عقد الابتعاث
- جدول سياسة المكافآت والرسوم الدراسية وتذاكر السفر وبدلات المرافقين
اليوم 3: إدارة ملفات المبتعثين والمتابعة الأكاديمية والرعاية في الخارج
- ملف حالة المبتعث وقالب تقرير التقدم الدراسي لكل فصل
- الحد الأدنى للمعدل التراكمي والإنذار الأكاديمي وخطابات التنبيه
- قواعد البت في طلبات التمديد وتغيير التخصص وتأجيل الدراسة
- خطة واجب الرعاية للصحة والسكن والطوارئ في بلد الدراسة
- جدول التواصل مع المبتعث ومراجعات المرشد الأكاديمي والمشرف
اليوم 4: حالات الإخلال وتسكين العائدين وتحليل قيمة البرنامج
- إجراءات الانسحاب والإخفاق الدراسي واسترداد التكاليف عند الإخلال بالعقد
- مصفوفة تسكين العائدين لمطابقة الدرجات العلمية مع الوظائف الشاغرة
- خطة إعادة الدمج مع المدير المستضيف وأهداف السنة الأولى
- مؤشرات خطر الاستقالة عند انتهاء مدة الخدمة وإجراءات الاحتفاظ
- حساب العائد المخصوم على الاستثمار وتكلفة الخريج المبتعث
اليوم 5: دراسة حالة تطبيقية وإعداد خطة برنامج الابتعاث
- عرض حالة الجهة الافتراضية مع بيانات الشواغر والدفعات
- توزيع المنح وجدول مراحل الاختيار لدفعة الحالة
- تحديد شروط العقد وإجراءات المتابعة لمبتعثي الحالة
- مستهدفات بطاقة أداء المبتعثين للإتمام والعودة والبقاء
- استكمال خطة برنامج الابتعاث وعرضها أمام لجنة التقييم
المهارات التي ستكتسبها
- تخطيط الاحتياج من مقاعد الابتعاث
- اختيار المرشحين للابتعاث
- صياغة عقود تعهد الخدمة
- إدارة ملفات المبتعثين
- متابعة التقدم الأكاديمي
- تنسيق رعاية المبتعثين
- إعادة دمج العائدين
- إعداد تقارير قيمة الابتعاث
لماذا تحضر هذه الدورة
- تقديم خطة برنامج الابتعاث مع بطاقة أداء المبتعثين إلى مدير الموارد البشرية ولجنة الابتعاث
- البت في منح المقاعد وقبول طلبات التمديد وتوقيت المطالبة باسترداد التكاليف استنادا إلى قواعد مكتوبة وأدلة من ملف الحالة
- تجنب تمويل دراسة لوظائف لم تعد قائمة، وتعثر المبتعثين أكاديميا دون أن يلاحظه أحد، واستقالة العائدين بعد انتهاء مدة الخدمة
- تزويد فريق إدارة الابتعاث بمصفوفة الاختيار وبنود العقد وقالب ملف الحالة وإجراءات معالجة الإخلال
الخاتمة
بعد العودة إلى العمل يسلم المشارك خطة برنامج الابتعاث إلى مدير الموارد البشرية ولجنة الابتعاث، فتعتمد عليها اللجنة في إقرار الدفعة التالية من المنح وشروط العقود وإجراءات متابعة المبتعثين الحاليين. ويتسلم المديرون في الإدارات المستضيفة مصفوفة تسكين العائدين للخريجين المنتظر عودتهم. وبعد أول فصل دراسي وفق الخطة، تقارن إدارة الابتعاث تقدم المبتعثين وطلبات التمديد والإنفاق الفعلي بمستهدفات بطاقة الأداء، ثم تعدل أوزان الاختيار أو مستويات البدلات أو وتيرة التواصل حيث تختلف الأرقام.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة إدارة برامج الابتعاث؟
يحتاج المشارك إلى خبرة في إدارة المبتعثين أو تمويلهم أو الإشراف عليهم، أو أن يكون في مرحلة إطلاق برنامج ابتعاث. ويفيده إحضار سجلات مبتعثين مجهولة الهوية أو عقد ابتعاث قائم أو بيانات دفعات من جهته لتطبيقها في دراسات الحالة والخطة الختامية.
بم تختلف إدارة برامج الابتعاث عن دورات تطوير الخريجين أو تقييم أثر التدريب؟
تتناول إدارة برامج الابتعاث موظفين ومرشحين تمول دراستهم الجامعية الكاملة بعيدا عن العمل، من تخطيط المنح حتى العودة وفق تعهد الخدمة. أما دورات تطوير الخريجين فتدير تدوير الموظفين الجدد داخل العمل، ودورات تقييم أثر التدريب تقيس برامج قصيرة لا دراسة ممولة تمتد سنوات.
لماذا تعتمد برامج الابتعاث على تعهدات الخدمة مع المبتعثين؟
تحمي تعهدات الخدمة استثمار الجهة الراعية، إذ تشترط عمل المبتعث لديها مدة محددة بعد التخرج أو رد جزء من تكاليف دراسته. ووضوح بنود الاسترداد والتأجيل والإخلال يقلل النزاعات والاستقالات المبكرة.
ماذا يعود به المشارك من دورة إدارة برامج الابتعاث؟
يعود المشارك بخطة برنامج الابتعاث مع بطاقة أداء المبتعثين، ومصفوفة اختيار مرجحة، وقائمة تحقق لبنود العقد، وقالب ملف حالة المبتعث، وإجراءات معالجة الإخلال، ومصفوفة تسكين العائدين لاستخدامها مع الدفعة التالية.
