مقدمة
دورة إدارة نطاقات العمل والمخرجات ومتابعة تنفيذ العقود لمالكي العقود دورة تمتد 3 أيام لمالكي العقود في الإدارات الطالبة وموظفي متابعة العقود ومنسقي المشاريع وموظفي المالية المعنيين بالتحقق من المخرجات وموظفي الاتصال مع المشتريات، وتنتهي بإعداد ملف ضبط النطاق والمخرجات. فكثير من العقود تبدأ بنطاق عمل غامض، فتتأخر المخرجات أو تأتي ناقصة، وتتسلل أعمال إضافية دون توثيق، ويصبح قبول المخرج مسألة رأي. ويطلب المشاركون الأعمال المتعاقد عليها أو يتابعونها في جهاتهم، ويتدربون على دراسات حالة من عقود الخدمات والمرافق والمنصات الرقمية. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة في إدارة نطاقات العمل والمخرجات.
أهداف الدورة
- تحديد الحاجة والأهداف وحدود النطاق للعقد قبل البدء في كتابة نطاق العمل
- تجزئة النطاق في هيكل تجزئة العمل وسجل للمخرجات مقرون بمعايير القبول
- توزيع المسؤوليات بين مالك العقد والمورد والمراجعين باستخدام مصفوفة RACI
- متابعة المخرجات مقابل خط أساس النطاق وتوثيق القبول أو الرفض بالأدلة
- رصد زحف النطاق مبكرا وتمرير كل تغيير في النطاق عبر سجل تغييرات موثق
- إعداد سجل التسليم والدروس المستفادة عند انتهاء الأعمال المتعاقد عليها
الفئة المستهدفة
- مالكو العقود في الإدارات الطالبة المسؤولون عن تحديد الاحتياج وقبول الأعمال المتعاقد عليها
- موظفو متابعة العقود المسؤولون عن رصد تقدم المورد مقابل النطاق المتفق عليه
- منسقو المشاريع المسؤولون عن جداول المخرجات واجتماعات المتابعة مع الموردين
- موظفو المالية المسؤولون عن التأكد من قبول المخرجات قبل معالجة الصرف
- موظفو الاتصال مع المشتريات المسؤولون عن تسليم نطاق عمل واضح إلى وحدة الشراء
محاور الدورة
اليوم 1: أسس نطاق العمل وخط أساس النطاق
- خريطة دور مالك العقد من الاحتياج حتى الترسية والتسليم
- نموذج بيان الاحتياج وتحديد الهدف المؤسسي من العقد
- جدول حدود النطاق بين المشمول وغير المشمول مع الافتراضات
- هيكل تجزئة العمل وقاموسه لعقود الخدمات
- محتويات خط أساس النطاق وقائمة التحقق من اعتماده
اليوم 2: المتطلبات والمخرجات وأدوات متابعة التنفيذ
- قائمة المتطلبات مع تصنيف الأولوية بين الإلزامي والمرغوب
- سجل المخرجات مع معايير القبول ونقاط الاستحقاق
- مصفوفة RACI لتوزيع المسؤوليات بين مالك العقد والمورد والمراجعين
- نموذج محضر مراجعة المخرج وقبوله أو رفضه
- مؤشرات زحف النطاق وإجراء سجل تغييرات النطاق
اليوم 3: دراسات حالة وإعداد ملف ضبط النطاق والمخرجات
- دراسة حالة لإعداد نطاق عقد خدمات صيانة المرافق
- دراسة حالة لمتابعة عقد تنفيذ منصة رقمية
- جدول أعمال اجتماع المتابعة ولوحة حالة المخرجات
- قائمة التسليم والاستلام ونموذج توثيق الدروس المستفادة
- استكمال ملف ضبط النطاق والمخرجات
المهارات التي ستكتسبها
- تحديد الاحتياج
- رسم حدود النطاق
- بناء هيكل تجزئة العمل
- صياغة معايير القبول
- توزيع المسؤوليات
- تتبع المخرجات
- ضبط تغييرات النطاق
- إدارة التسليم والاستلام
لماذا تحضر هذه الدورة
- تسليم ملف ضبط النطاق والمخرجات إلى رئيس الإدارة الطالبة ووحدة المشتريات قبل بدء العقد التالي
- الحكم على مطابقة المخرج المقدم لمعايير القبول وتقرير قبوله أو إعادته أو قبوله بشروط
- تجنب تأخر المخرجات أو نقصها والأعمال الإضافية غير الموثقة الناتجة عن نطاق غامض وتوجيهات شفهية للمورد
- نقل جدول حدود النطاق وسجل المخرجات وسجل تغييرات النطاق إلى الزملاء الذين يملكون عقودا أخرى أو يتابعونها
الخاتمة
بعد العودة إلى العمل يطبق المشارك ملف ضبط النطاق والمخرجات على عقد قائم أو قادم. ويعتمد عليه رئيس الإدارة الطالبة في اعتماد خط أساس النطاق وتحديد من يقبل كل مخرج والبت في دخول أي تغيير مطلوب إلى سجل تغييرات النطاق. وتتسلم المشتريات نطاق عمل أوضح، وتطلع المالية على المخرجات المقبولة. وبعد مراجعة أول دفعة من المخرجات تقارن الوحدة البنود المرفوضة والتغييرات الموثقة بالملف، وتشدد معايير القبول حيث نشأ خلاف على الجودة.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة إدارة نطاقات العمل والمخرجات لمالكي العقود؟
يحتاج المشارك إلى ممارسة طلب الأعمال المتعاقد عليها أو ملكيتها أو متابعتها في وحدته. ويساعده إحضار نطاق عمل أو قائمة مخرجات أو تقرير متابعة من عقد قائم بعد حذف بياناته على تطبيق جدول الحدود وسجل المخرجات وسجل التغييرات على مادة مألوفة.
بم تختلف إدارة نطاقات العمل والمخرجات عن دورات كتابة المواصفات الفنية للمنافسات؟
تعد دورات المواصفات الفنية متطلبات يسعرها الموردون ويقيمها المقيمون. أما هذه الدورة فتخدم مالك العقد: وضع خط أساس النطاق وتحديد المخرجات ومعايير قبولها ومتابعة التنفيذ والقبول وتغييرات النطاق حتى التسليم.
لماذا يحدث زحف النطاق في إدارة نطاقات العمل والمخرجات؟
يبدأ زحف النطاق غالبا بطلبات غير رسمية للمورد وحدود غير واضحة وغياب معايير القبول. ويجعل جدول الحدود وسجل المخرجات وسجل تغييرات النطاق كل إضافة ظاهرة، فتعتمد أو ترفض أو توثق قبل بدء العمل بها.
ماذا يعود به المشارك من دورة إدارة نطاقات العمل والمخرجات؟
يعود المشارك بملف ضبط النطاق والمخرجات، ويضم بيان الاحتياج وجدول حدود النطاق وهيكل تجزئة العمل وسجل المخرجات مع معايير القبول ومصفوفة RACI ومحضر القبول وسجل تغييرات النطاق ولوحة المتابعة وقائمة التسليم والاستلام.