نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
نادرا ما تبدو أخطاء الوكالات الملاحية ووكلاء السفن في الموانئ كبيرة، لكن إشعارا متأخرا قبل الوصول، أو حساب مصروفات تقديري غير ممول، أو مستند تخليص ناقصا، قد يبقي السفينة في المخطاف ويدفع الملاك إلى الاعتراض على كل فاتورة. تدرب هذه الدورة من كور كونسبت الوكلاء وموظفي العمليات لدى الموكلين على إدارة توقف السفينة في الميناء من التعيين حتى إقفال الحسابات: أنواع الوكالة وحدود الصلاحية، واتفاقيات التعيين، والوصول والتخليص، وطلبات رعاية السفينة، ومستندات البضائع، وضبط التكاليف. ويعد كل مشارك ملف توقف السفينة الذي يضم حساب المصروفات التقديري وحساب المصروفات النهائي لزيارة سفينة واقعية.
أهداف الدورة:
- التمييز بين تعيينات وكالة الميناء ووكالة الخطوط المنتظمة ووكالة رعاية السفينة والوكالة الحمائية وما ترتبه كل منها على الوكيل من صلاحيات وواجب عناية ومسؤولية
- قبول التعيين وفق اتفاقية FONASBA BIMCO Agency Appointment Agreement لتعيين الوكيل وإعداد حساب المصروفات التقديري PDA مع طلب التمويل
- إنجاز إجراءات الوصول والتخليص والمغادرة وتسجيل أحداث السفينة لتقديم إشعار الاستعداد وإعداد بيان الوقائع
- تنسيق المرشدين والقاطرات والأرصفة ومواعيد المحطات وزيارات الجهات الرسمية لإبقاء توقف السفينة ضمن جدوله الزمني المخطط
- ترتيب خدمات رعاية السفينة مثل تبديل الطواقم وتسليم قطع الغيار والمؤن والوقود البحري والرعاية الطبية وفق تعليمات الموكل
- إقفال الزيارة بحساب مصروفات نهائي FDA مدقق وتفسير فروقات التكاليف وتقرير أداء للموكل
الفئة المستهدفة:
- موظفو وكالات الموانئ الذين يصعدون إلى السفن ويقدمون مستندات التخليص وينسقون الخدمات البحرية أثناء التوقف
- موظفو مكاتب الوكالة وحساباتها الذين يعدون حسابات المصروفات التقديرية والنهائية ويتابعون فواتير الموردين
- موظفو وكالات الخطوط المنتظمة الذين يتابعون جداول الخدمة وقوائم الشحن وتبادل المعدات لصالح الناقل
- موظفو عمليات ملاك السفن ومديريها الذين يعينون الوكلاء ويعتمدون تكاليف الموانئ
- موظفو عمليات المستأجرين وأصحاب البضائع الذين يسمون الوكلاء الحمائيين أو يشرفون عليهم في موانئ التحميل والتفريغ
- منسقو رعاية السفن الذين يرتبون تنقلات الطواقم والإمدادات والزيارات الفنية للأساطيل
محاور الدورة:
اليوم 1: أدوار الوكالة الملاحية والموكلون ومراحل توقف السفينة
- مقارنة نماذج وكالة الميناء والخطوط المنتظمة ورعاية السفينة والوكالة الحمائية
- أنواع الموكلين: الملاك والمشغلون والمديرون وتسميات المستأجرين
- صلاحيات الوكيل وواجب العناية والتصرف باسم موكل معلن
- خريطة دورة توقف السفينة من التسمية حتى إقفال الحساب
- قائمة تحقق لفجوات خدمات الوكالة في الوضع الحالي
اليوم 2: اتفاقيات الوكالة ومعايير الخدمة ومسؤوليات الوكيل
- اتفاقية FONASBA BIMCO Agency Appointment Agreement لتعيين الوكيل في زيارة واحدة
- اتفاقية FONASBA BIMCO General Agency Appointment Agreement للوكالة العامة عبر عدة موانئ
- ملخص FONASBA Normal Agency Services Summary للخدمات الاعتيادية وتحديد نطاق الأتعاب
- متطلبات FONASBA Quality Standard معيار الجودة لشركات الوكالة
- تعرض الوكيل للمسؤولية والتعويضات وتغطية تأمين المسؤولية المهنية
اليوم 3: ما قبل الوصول وإجراءات الوصول وتخليص السفينة
- قائمة تحقق لتأكيد التعيين ومراجعة تعليمات الرحلة
- بناء حساب المصروفات التقديري: رسوم الميناء والإرشاد وخدمات القاطرات وأتعاب الوكالة
- حزمة إشعارات ما قبل الوصول: قائمة الطاقم والمخزونات والإقرارات الصحية والأمنية
- إجراءات الصعود للتخليص الوارد ومستندات الإذن الصحي
- سجل تقديم إشعار الاستعداد وتسجيل أحداث بيان الوقائع
اليوم 4: التنسيق داخل الميناء ورعاية السفينة ومخاطر ضبط التكاليف
- تسلسل حجز المرشدين والقاطرات والأرصفة مع مخططي المحطات
- لوجستيات تبديل الطواقم: التأشيرات والتنقلات ومستندات الالتحاق بالسفينة
- معالجة طلبات قطع الغيار والمؤن والوقود البحري والرعاية الطبية
- واجهة مستندات البضائع: قوائم الشحن وإيصالات الضابط والإفراج عن سندات الشحن
- أسباب تجاوز المصروفات وتدقيق فواتير الموردين ومنع النزاعات
اليوم 5: حالات عملية لتوقف السفن وملف توقف السفينة
- حالة موجهة: توقف ناقلة بضائع سائبة للتفريغ من التسمية حتى الإبحار
- حالة موجهة: توقف سفينة خط منتظم مع إنزال طبي طارئ لأحد أفراد الطاقم
- مطابقة حساب المصروفات النهائي مع الحساب التقديري
- حزمة تقارير الموكل وبطاقة مؤشرات أداء الوكالة
- عرض ملف توقف السفينة ومراجعته من الزملاء
المهارات التي ستكتسبها:
- تخطيط توقف السفن
- إعداد حسابات المصروفات
- مستندات تخليص السفن
- تنسيق خدمات رعاية السفينة
- جدولة الخدمات البحرية
- تفسير اتفاقيات الوكالة
- تحليل فروقات تكاليف الموانئ
- إدارة العلاقة مع الموكل
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بملف توقف السفينة يضم حساب مصروفات تقديريا ونهائيا يصلح نموذجا للزيارات القادمة
- اكتشاف الثغرات في تعليمات الرحلة والتمويل والمستندات التي تؤخر السفينة قبل وصولها
- شرح كل بند في كشف تكاليف الميناء للمالك أو المشغل أو المستأجر مع الأدلة الداعمة
- مقارنة ممارسات الوكالة مع زملاء يخدمون موكلين في البضائع السائبة والناقلات والخطوط المنتظمة والعمليات البحرية
الخاتمة:
ينجح توقف السفينة في الميناء حين يعرف الوكيل نطاق تعيينه، ويؤمن التمويل قبل الوصول، ويسجل كل حدث، ويقفل الحسابات سريعا. تنتقل الدورة من أنواع الوكالة والعلاقة مع الموكلين، إلى اتفاقيات التعيين الصادرة عن FONASBA وBIMCO ومعايير الخدمة، ثم إلى ما قبل الوصول والتخليص وتسجيل الأحداث، ومنها إلى الخدمات البحرية ورعاية السفينة ومستندات البضائع وتجاوز التكاليف. ويطبق اليوم الأخير حالات عملية على توقف سفينة بضائع سائبة وسفينة خط منتظم، ويخرج بملف توقف السفينة الذي يضم حساب المصروفات التقديري والنهائي.