نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
تعد كتابة المواصفات الفنية وإعداد الشروط المرجعية بصورة ضعيفة من أبرز أسباب تعثر عمليات الشراء، إذ تجمع احتياجات الجهة الطالبة متأخرة، وتنسخ المتطلبات علامة تجارية مفضلة، ويخلو نطاق العمل من المخرجات ومعايير القبول، فلا يستطيع المقيمون مقارنة العروض بما طلب فعلا. والنتيجة منافسة مقيدة وتحفظات من المتقدمين وأوامر تغيير ونزاعات بعد الترسية. تدرب هذه الدورة من كور كونسبت المسؤولين عن تحديد المتطلبات على صياغة مواصفات أدائية ووظيفية وتوجيهية وشروط مرجعية للاستشارات يستطيع الموردون تسعيرها والمقيمون تقييمها. ويعد المشاركون حزمة المواصفات والشروط المرجعية مع مصفوفة التقييم الفني.
أهداف الدورة:
- استخلاص احتياجات الجهة الطالبة وترتيب أولوياتها في سجل احتياجات قبل البدء بصياغة أي مواصفة
- اختيار أسلوب المواصفة الأدائية أو الوظيفية أو التوجيهية المناسب للمتطلب ولسوق التوريد الخاص به
- صياغة عبارات متطلبات قابلة للقياس ومحايدة تجاه العلامات التجارية مع التفاوتات المسموحة وطرق الاختبار ومعايير القبول
- بناء الشروط المرجعية ونطاق العمل للخدمات والاستشارات بمخرجات ومدخلات كوادر ومؤشرات أداء للخدمة
- اشتقاق معايير تقييم فني مرجحة وإرشادات تسجيل الدرجات مباشرة من المواصفة
- تشخيص عيوب المواصفات التي تقيد المنافسة أو تؤدي إلى أوامر تغيير ونزاعات وتصحيحها قبل الطرح
الفئة المستهدفة:
- موظفو المشتريات والتوريد الذين يحولون طلبات الشراء إلى مواصفات ومتطلبات منافسة
- المهندسون والمختصون الفنيون الذين يحددون متطلبات المعدات والمواد والأعمال
- فرق تقنية المعلومات والتقنية الرقمية التي تضع مواصفات الأجهزة والبرمجيات والخدمات المدارة
- موظفو الجهات الطالبة والتشغيل الذين يطلبون الخدمات ثم يستلمون المخرجات ويقبلونها
- فرق المشاريع التي تطرح مهام الاستشارات والخدمات الاستشارية
- أعضاء لجان التقييم الفني الذين يمنحون الدرجات للعروض وفق معايير معلنة
محاور الدورة:
اليوم 1: موقع المواصفة في دورة الشراء واكتشاف المتطلبات
- دور المواصفة في مراحل تحديد الاحتياج والتوريد والتعاقد والقبول
- مقارنة أنواع المتطلبات: السلع والأعمال والخدمات والاستشارات
- خطة مقابلات وورش عمل لاستخلاص متطلبات الجهة الطالبة
- سجل احتياجات أصحاب المصلحة وترتيب المتطلبات الإلزامية والمرغوبة
- فحص سلامة مواصفة قائمة باستخدام قائمة تحقق من العيوب
اليوم 2: أنواع المواصفات وصيغ بيانات العمل وبنية الوثيقة
- مقارنة المواصفات الأدائية والوظيفية والتوجيهية والمواصفات المرتبطة بعلامة تجارية
- صيغ بيان العمل وبيان الأهداف وبيان العمل القائم على الأداء
- بنية وثيقة المواصفة: التعريفات والتفاوتات المسموحة وطرق الاختبار والمراجع
- بنية الشروط المرجعية: الأهداف والنطاق والأدوار والجدول الزمني والقيود
- اختيار أسلوب المواصفة حسب نضج سوق التوريد ومخاطر المتطلب
اليوم 3: صياغة المتطلبات القابلة للقياس والمخرجات والقبول
- صياغة عبارة المتطلب: يجب وينبغي ويجوز مع قيم قابلة للقياس
- أساليب الصياغة المحايدة بدل العلامات التجارية والخصائص الحصرية لمورد واحد
- جدول المخرجات والمعالم الرئيسية ومدخلات كوادر الاستشاري
- معايير القبول وطرق الفحص والاختبار للسلع والخدمات
- تعريف مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء مع قواعد القياس والإبلاغ
اليوم 4: استطلاع السوق ومعايير التقييم الفني وإخفاقات المواصفات
- تصميم طلب المعلومات واستبيان استطلاع السوق
- معايير التقييم الفني وأوزانها المشتقة من المواصفة
- سلالم الدرجات وحدود النجاح والرسوب ومذكرات إرشاد المقيمين
- التعامل مع الاستيضاحات الفنية والانحرافات والعروض البديلة
- أنماط أخطاء المواصفات المؤدية إلى أوامر التغيير والمطالبات والنزاعات
اليوم 5: ورشة عملية شراء افتراضية: حزمة المواصفات والشروط المرجعية
- إحاطة الحالة: توريد معدات مختبرية ومهمة استشارية في تقنية المعلومات
- صياغة مواصفة أدائية لشراء المعدات في الحالة
- صياغة الشروط المرجعية للمهمة الاستشارية في الحالة
- بناء مصفوفة التقييم الفني وتبرير الأوزان
- مراجعة حزمة المواصفات والشروط المرجعية ومناقشتها مع الزملاء
المهارات التي ستكتسبها:
- استخلاص المتطلبات
- اختيار نوع المواصفة
- كتابة المتطلبات القابلة للقياس
- الصياغة المحايدة تجاه العلامات التجارية
- بناء الشروط المرجعية
- تصميم معايير القبول
- ترجيح معايير التقييم الفني
- تشخيص عيوب المواصفات
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بحزمة المواصفات والشروط المرجعية ومصفوفة التقييم الفني مبنية على عملية شراء افتراضية ومراجعة من الزملاء
- تقليل استيضاحات المتقدمين وتحفظاتهم بطرح متطلبات يستطيع الموردون تسعيرها دون تخمين
- توسيع المنافسة بين الموردين بإزالة إشارات العلامات التجارية والخصائص الحصرية من المتطلبات
- مقارنة ممارسات إعداد المواصفات مع زملاء من فرق الهندسة وتقنية المعلومات والمرافق وشراء الخدمات في قطاعات متعددة
الخاتمة:
لا تكون عملية الشراء أفضل من المتطلب الذي بنيت عليه. تنتقل الدورة من موقع المواصفات الفنية في دورة الشراء واكتشاف المتطلبات بطريقة منظمة، إلى أنواع المواصفات وبنية الشروط المرجعية، ثم إلى صياغة المتطلبات القابلة للقياس ومعايير القبول ومؤشرات أداء الخدمة واستطلاع السوق ومعايير التقييم المشتقة من المواصفة. ويطبق اليوم الأخير هذه الأساليب على عملية شراء افتراضية، ويغادر المشاركون بحزمة المواصفات والشروط المرجعية ومصفوفة التقييم الفني جاهزة لطلب الشراء التالي.