نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
يتراكم المخزون الراكد والمواد المتقادمة، فأصناف اشتريت لمشاريع ألغيت وطلبيات وردت بكميات زائدة وطرازات حلت محلها أخرى تبقى على الرفوف، تستهلك المساحة والتأمين وجهد المناولة بينما تتراجع قيمتها القابلة للاسترداد. ومن دون معايير واضحة ولجنة للتصرف في الفائض وإجراءات بيع مضبوطة، تتعثر قرارات الشطب أو تفتح بابا للفقد والاحتيال. تدرب هذه الدورة من كور كونسبت موظفي المخزون والمخازن والمشتريات والمالية على التخلص من المخزون الراكد، بدءا من تحديد الفائض بتقارير أعمار المخزون وتحليل FSN، مرورا باختيار مسار التصرف الذي يسترد أعلى قيمة، وانتهاء بتوثيق كل قرار شطب. ويعد المشاركون خطة للتصرف في الفائض وملف اعتماد الشطب لمستودع حالة دراسية.
أهداف الدورة:
- تحديد الأصناف بطيئة الحركة والمتوقفة والمتقادمة من تقارير أعمار المخزون وفئات FSN وXYZ وفق حدود متفق عليها
- تأكيد كميات الفائض وحالته بجرد مستهدف ومسح للحالة قبل اتخاذ أي قرار تصرف
- تصنيف كل دفعة فائضة إلى فائض صالح للاستخدام أو متقادم أو تالف أو خردة واختيار مسار التصرف الذي يسترد أعلى قيمة
- إعداد تقديرات تخفيض القيمة وملف اعتماد الشطب بصورة تقبلها لجنة التصرف والمدققون
- تطبيق مسار التدقيق والفصل بين المهام وضوابط منع الاحتيال على المناقصات والمزادات وبيع الخردة والتخلص من المواد الخطرة
- وضع مؤشرات أداء استرداد القيمة وضوابط وقائية على معايير إعادة الطلب ومراجعة الطلب لمنع تكرار الفائض
الفئة المستهدفة:
- موظفو مراقبة المخزون الذين يحدثون سجلات الأصناف ويستخرجون تقارير الأعمار ويقترحون الأصناف للتصرف
- مشرفو المخازن والمستودعات الذين يجردون الفائض والتالف والخردة ويعزلونها ويسلمونها
- موظفو المشتريات والمبيعات الذين يتولون طلبات الإرجاع للموردين والمناقصات والمزادات وبيع الخردة
- موظفو المالية الذين يقيدون تخفيضات القيمة وعمليات الشطب وحصيلة التصرف
- موظفو التدقيق الداخلي والرقابة الذين يراجعون قرارات لجنة التصرف وأدلة البيع
محاور الدورة:
اليوم 1: أسباب ركود المخزون وتشخيص الفائض
- تعريفات المخزون بطيء الحركة والمتوقف والفائض والمتقادم
- الأسباب الجذرية: أخطاء التنبؤ والتوريد الزائد وتغيير التصميم والمشاريع الملغاة
- التكلفة الخفية للمخزون الميت: المساحة والتأمين والتلف والمناولة
- تقرير أعمار المخزون حسب شرائح تاريخ آخر صرف وتاريخ الاستلام
- فحص الوضع الحالي للفائض في مخزن
اليوم 2: نماذج التحليل وحوكمة التصرف في الفائض
- تحليل FSN (سريع وبطيء ومتوقف الحركة): حدود التصنيف
- فئات تذبذب الطلب XYZ ودمجها مع FSN
- فئات التصرف: فائض صالح للاستخدام ومتقادم وتالف وخردة
- ميثاق لجنة التصرف وتفويض الصلاحيات والفصل بين المهام
- مسارات استرداد قيمة الاستثمار: إعادة التوزيع والبيع والتفكيك للاستفادة من المكونات
اليوم 3: تأكيد الفائض واختيار مسار التصرف
- الجرد المستهدف ومسح الحالة لتأكيد الفائض
- قوائم عرض الفائض لإعادة التوزيع الداخلي والنقل بين المواقع
- التفاوض على الإرجاع للمورد وشروط رسوم إعادة التخزين
- البيع بالمناقصة المختومة والمزاد: تجزئة الدفعات والسعر التحفظي والتحقق من المزايدين
- التبرع وإعادة التدوير وبيع الخردة بالوزن: دفعات المعادن الحديدية وغير الحديدية
اليوم 4: التقييم وضوابط الاحتيال والوقاية من الفائض
- تقدير صافي القيمة القابلة للتحقق وقيد تخفيض القيمة
- ملف اعتماد الشطب: الأدلة والصور ومحاضر اللجنة
- مسار التدقيق ومؤشرات الاحتيال: الدفعات المقيمة بأقل من قيمتها والعطاءات المتواطئة وتسريب الخردة
- سجلات التخلص من المواد الخطرة: الكيماويات والبطاريات والزيوت المستعملة
- الضوابط الوقائية: مراجعة معايير إعادة الطلب ومراجعة الطلب ومساءلة طلبات الشراء
اليوم 5: خطة التصرف وملف الشطب لمستودع حالة دراسية
- حزمة بيانات المستودع: مستخرج أعمار المخزون ونتائج الجرد وملاحظات الحالة
- مصفوفة اختيار المسار وتقدير قيمة الاسترداد لكل دفعة
- مؤشرات أداء استرداد القيمة: نسبة الاسترداد وقيمة المخزون الفائض وأيام التصرف
- صياغة خطة التصرف في الفائض وملف اعتماد الشطب
- الدفاع عن الملف أمام لجنة تصرف تجريبية
المهارات التي ستكتسبها:
- تحليل أعمار المخزون
- التصنيف وفق FSN وXYZ
- تقييم حالة الفائض
- اختيار مسار التصرف
- تجزئة دفعات المناقصات والمزادات
- توثيق الشطب
- كشف الاحتيال في التصرف
- إعداد تقارير استرداد القيمة
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بخطة للتصرف في الفائض وملف اعتماد الشطب مبنيين من مستخرج أعمار المخزون ونتائج الجرد لمستودع حالة دراسية
- تحويل رفوف المخزون الميت إلى نقد مسترد ومساحة محررة وسجلات أنظف
- كشف الدفعات المقيمة بأقل من قيمتها والعطاءات المتواطئة وتسريب الخردة التي تقلص حصيلة التصرف
- مقارنة ممارسات التصرف في الفائض والخردة مع زملاء من مخازن التصنيع والمرافق والتجزئة والرعاية الصحية والقطاع العام
الخاتمة:
يفقد المخزون الفائض جزءا من قيمته كل شهر ينتظر فيه، لذلك يتحقق العائد باكتشافه مبكرا وتأكيده على الرف ونقله عبر مسار مضبوط. تنتقل الأيام الخمسة من الأسباب وتحليل أعمار المخزون إلى فئات FSN وXYZ وفئات التصرف وحوكمة اللجنة، ثم إلى إعادة التوزيع والإرجاع للموردين والمناقصات والمزادات وبيع الخردة، وبعدها إلى تخفيض القيمة وضوابط الاحتيال والمواد الخطرة والوقاية. وينتهي العمل التطبيقي بخطة للتصرف في الفائض وملف اعتماد الشطب جاهزين للعرض على لجنة فعلية.