نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
يبقى عمل العلاقات الحكومية والشؤون العامة في كثير من المنظمات رد فعل متأخرا: تكتشف التغييرات التنظيمية بعد صدورها، وتتلقى الوزارات والجهات التنظيمية رسائل متباينة من إدارات مختلفة، وتنقضي مهل الاستشارات العامة دون رد، ولا يستطيع أحد أن يبين لمجلس الإدارة ما تحققه هذه الوظيفة. تقدم هذه الدورة من كور كونسبت للمديرين الذين يقودون هذه الوظيفة منهجا متقدما لبنائها ورسم خرائط الجهات الرسمية ورصد السياسات وإدارة القضايا والتواصل مع المسؤولين وفق البروتوكول وتقديم أوراق الموقف والعمل من خلال الجمعيات القطاعية ضمن حدود نزاهة واضحة. ويعد المشاركون استراتيجية للعلاقات الحكومية وخطة للتواصل مع أصحاب المصلحة لشركة حالة.
أهداف الدورة:
- تصميم تفويض وحدة العلاقات الحكومية والشؤون العامة وخط تبعيتها وحوكمتها الداخلية ونموذج تشغيلها
- رسم خريطة للوزارات والجهات التنظيمية واللجان التشريعية وسائر الجهات الرسمية بحسب الصلاحية والاهتمام وإمكانية الوصول وتحديد أولوية التواصل مع كل منها
- تشغيل نظام لرصد السياسات والأنظمة يحول الإشارات المبكرة إلى قضايا مقيمة لها مسؤولون وخيارات استجابة
- إعداد الخطابات الرسمية وموجزات الاجتماعات وأوراق الموقف والردود على الاستشارات العامة بصيغة يستطيع المسؤولون البناء عليها
- وضع حدود أخلاقية وضوابط لمكافحة الرشوة في الهدايا والضيافة والمناصرة والوسطاء من الغير مع مسارات للإفصاح والاعتماد
- بناء استراتيجية للعلاقات الحكومية وخطة للتواصل مع أصحاب المصلحة بمؤشرات أثر جاهزة لاعتماد الإدارة التنفيذية
الفئة المستهدفة:
- المديرون الذين يقودون وحدة العلاقات الحكومية أو الشؤون العامة ويرفعون تقارير أعمالها إلى الإدارة التنفيذية
- موظفو الشؤون المؤسسية الذين ينسقون مواقف المنظمة أمام الوزارات والجهات العامة
- مديرو الاتصال التنظيمي الذين يتولون التراخيص والتفتيش والتقديمات والاستشارات مع الجهات التنظيمية القطاعية
- مديرو السياسات والمناصرة في الجمعيات القطاعية والغرف التجارية والهيئات المهنية
- المستشارون الأوائل في الإدارات القانونية والاستراتيجية والاستدامة الذين يشاركون في مسؤولية التواصل الرسمي
- مديرو العلاقات المجتمعية والخارجية الذين يتعاملون مع السلطات المحلية والجهات العامة
محاور الدورة:
اليوم 1: وظيفة العلاقات الحكومية والشؤون العامة: التفويض والهيكل والوضع الراهن
- العلاقات الحكومية والشؤون العامة والشؤون التنظيمية وكسب التأييد: النطاق والحدود الفاصلة
- خيارات نموذج تشغيل العلاقات الحكومية: وحدة مركزية ونموذج المحور والفروع ومنسقون داخل وحدات الأعمال
- مصفوفة RACI (توزيع الأدوار والمسؤوليات) للتواصل الرسمي: القيادات والشؤون القانونية والخبراء الفنيون والاتصال
- مسح بيئة السياسات باستخدام تحليل PESTLE (العوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتقنية والقانونية والبيئية) وسجل الاستشراف
- التقييم الذاتي لنضج وظيفة العلاقات الحكومية وسجل الفجوات
اليوم 2: خرائط أصحاب المصلحة ورصد السياسات ونماذج إدارة القضايا
- حصر الجهات الرسمية: الوزارات والجهات التنظيمية واللجان التشريعية والسلطات المحلية
- شبكة القوة والاهتمام ومصفوفة التأثير وإمكانية الوصول للجهات الحكومية
- نموذج دورة السياسات العامة: تحديد الأجندة والصياغة والإقرار والتنفيذ والمراجعة
- نموذج دورة حياة القضية وورقة تقييم أولوية القضايا
- لوحة الرصد التنظيمي: مسودات الأنظمة والاستشارات العامة والجريدة الرسمية ومؤشرات الإنفاذ
اليوم 3: التواصل الرسمي: المراسلات والاجتماعات والبروتوكول وأوراق الموقف
- بنية الخطاب الرسمي: الديباجة والإشارة والطلب والشواهد وعبارة الختام
- حقيبة موجز الاجتماع مع المسؤولين: الهدف والطلبات والأسئلة المتوقعة والمذكرة المسلمة بعد اللقاء
- البروتوكول والمراسم في الاجتماعات والزيارات الميدانية الرسمية: الأسبقية وترتيب الجلوس وحجم الوفد ومحضر المتابعة
- بنية ورقة الموقف: بيان المشكلة وقاعدة الأدلة وخيارات السياسة والصياغة المقترحة
- صياغة الرد على الاستشارات العامة: إجابات سؤالا بسؤال وأدلة الأثر ومقترحات بديلة
اليوم 4: التحالفات وحدود النزاهة والروابط المجتمعية وقياس الأثر
- استراتيجية الجمعيات القطاعية والتحالفات: المواقف المشتركة ومخاطر المستفيد دون مساهمة ومعايير الانسحاب
- ضوابط مكافحة الرشوة في التواصل الرسمي: الهدايا والضيافة ومدفوعات التسهيل والعناية الواجبة بالوسطاء
- مبادئ الشفافية في كسب التأييد: الإفصاح وفترة التهدئة عند الانتقال بين القطاعين وإقرارات تعارض المصالح
- العلاقات المجتمعية والتواصل مع السلطات المحلية المرتبط بقضايا الترخيص الاجتماعي للعمل
- بطاقة أثر العلاقات الحكومية: نتائج السياسات وصحة العلاقات وزمن حل القضايا ومؤشرات التكاليف المتجنبة
اليوم 5: دراسة حالة: استراتيجية العلاقات الحكومية وخطة التواصل مع أصحاب المصلحة
- ملف الشركة الحالة: تعديل مقترح على نظام قطاعي يؤثر في تكاليف التشغيل والترخيص
- خريطة أصحاب المصلحة وتقييم القضية للحالة باستخدام أدوات اليوم 2
- مسودة ورقة موقف ورد على الاستشارة العامة لقضية الحالة
- صياغة استراتيجية العلاقات الحكومية وخطة التواصل مع أصحاب المصلحة بالمسؤولين والجدول الزمني والمؤشرات
- الدفاع عن الخطة أمام لجنة تنفيذية افتراضية ولجنة مراجعة للنزاهة
المهارات التي ستكتسبها:
- رسم خرائط الجهات الحكومية
- استشراف السياسات العامة
- تحديد أولويات القضايا
- صياغة المراسلات الرسمية
- كتابة أوراق الموقف
- إعداد الردود على الاستشارات العامة
- إدارة التحالفات القطاعية
- قياس أداء العلاقات الحكومية
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة باستراتيجية للعلاقات الحكومية وخطة للتواصل مع أصحاب المصلحة لشركة حالة مختبرة أمام لجنة تنفيذية ولجنة نزاهة
- استبدال التواصل العشوائي مع المسؤولين بصوت منسق واحد ومسار اعتماد واضح ومحاضر اجتماعات موثقة
- معرفة الحد الفاصل بين المناصرة المشروعة والرشوة أو التأثير غير المفصح عنه
- مقارنة ممارسات الشؤون العامة مع مديرين من قطاعات الطاقة والصحة والمال والصناعة والجمعيات
الخاتمة:
تقوم العلاقات الحكومية الموثوقة على معرفة من يملك القرار، ورصد تغير السياسات مبكرا، والتواصل مع المسؤولين بالأدلة والصيغة الصحيحة والنزاهة. تبدأ الدورة بتفويض الوظيفة ونموذج تشغيلها، ثم تنتقل إلى خرائط أصحاب المصلحة ورصد السياسات ونماذج دورة حياة القضية، ومنها إلى الخطابات الرسمية وموجزات الاجتماعات والبروتوكول وأوراق الموقف والردود على الاستشارات، وصولا إلى التحالفات وضوابط مكافحة الرشوة والروابط المجتمعية ومؤشرات الأثر. ويطبق اليوم الأخير هذه الأدوات على تعديل نظام قطاعي لينتج استراتيجية للعلاقات الحكومية وخطة للتواصل مع أصحاب المصلحة.