نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
تتعثر برامج أنظمة المشتريات الإلكترونية كثيرا بعد التشغيل: يتجاوز مقدمو الطلبات الكتالوجات، وتذهب الموافقات إلى غير أصحابها، وتدار المنافسات الإلكترونية بعقلية الورق، وتطلق المزادات العكسية دون قواعد واضحة، وتبقى الفواتير غير مطابقة لأوامر الشراء. والنتيجة تسرب في الإنفاق وسجلات تدقيق ضعيفة ووفورات تفاوضية لا تظهر في الفاتورة. تؤهل هذه الدورة من كور كونسبت فرق المشتريات والمالية والأنظمة لتصميم منظومة الشراء الإلكتروني وحوكمتها من البداية إلى النهاية، من مسارات الشراء حتى الدفع والتوريد الإلكتروني إلى المزادات وضوابط الفوترة الإلكترونية والإطلاق. ويعد المشاركون خارطة طريق للمشتريات الإلكترونية تضم تصميما لعمليات الشراء حتى الدفع وخطة مزاد إلكتروني لمنظمة في دراسة حالة.
أهداف الدورة:
- تقييم نضج المشتريات الرقمية وتحديد نموذج التشغيل المستهدف للمشتريات الإلكترونية ونطاق النظام
- تصميم مسارات الشراء حتى الدفع ونماذج طلبات الشراء وتوجيه الموافقات وقنوات الشراء بما فيها الكتالوجات والربط بكتالوجات الموردين والشراء الموجه
- إعداد أحداث طلب المعلومات وطلب عروض الأسعار وطلب العروض إلكترونيا والمنافسات الإلكترونية بعروض مختومة ومظاريف تقييم وسجل كامل للحدث
- تحديد صيغ المزاد العكسي الإلكتروني وقواعده وحوكمة العقود الإلكترونية في مستودع قابل للبحث
- ضبط الفوترة الإلكترونية والمطابقة الثلاثية وبطاقات الشراء والفصل بين المهام ومخاطر الاحتيال داخل نظام المشتريات الإلكترونية
- بناء دراسة جدوى للمشتريات الإلكترونية وخطة لتبني المستخدمين وبطاقة مؤشرات أداء ودمجها في خارطة طريق للمشتريات الإلكترونية لمنظمة في دراسة حالة
الفئة المستهدفة:
- مديرو المشتريات المسؤولون عن قنوات الشراء وأحداث التوريد والامتثال للسياسات
- كبار المشترين وقادة الفئات الذين يديرون أحداث التوريد والمنافسات والمزادات الإلكترونية
- مديرو المالية والحسابات الدائنة المسؤولون عن مطابقة الفواتير وضوابط الدفع وبرامج بطاقات الشراء
- مديرو أنظمة تخطيط موارد المؤسسة والمشتريات الذين يهيئون مسارات العمل والكتالوجات وبوابات الموردين
- مديرو الرقابة الداخلية وحوكمة المشتريات الذين يراجعون الفصل بين المهام وسجلات التدقيق في الأنظمة
- مديرو التحول والمشاريع الذين يقودون اختيار أنظمة المشتريات الإلكترونية وإطلاقها
محاور الدورة:
اليوم 1: الاستراتيجية الرقمية للمشتريات ومستوى النضج ونموذج التشغيل
- خريطة نطاق المشتريات الإلكترونية: التوريد الإلكتروني والمنافسات الإلكترونية والمزاد الإلكتروني والشراء الإلكتروني والفوترة الإلكترونية
- حدود الأنظمة بين دورة التوريد حتى الدفع ودورة الشراء حتى الدفع
- مصفوفة تقييم نضج المشتريات الرقمية
- حصر قنوات الشراء الحالية وخط الأساس للعمليات الورقية
- لوحة نموذج التشغيل المستهدف للمشتريات الإلكترونية
اليوم 2: بنية عمليات الشراء حتى الدفع ومسارات طلبات الشراء
- نموذج مراحل الشراء حتى الدفع: طلب الشراء وأمر الشراء والاستلام ومطابقة الفاتورة والسداد
- مصفوفة اختيار قناة الشراء: الكتالوج والطلب الحر والاستدعاء من العقد وحدث التوريد
- تصميم نموذج طلب الشراء بالحقول الإجبارية ورموز السلع
- قواعد مسار الموافقات: التوجيه حسب القيمة ومركز التكلفة والفئة
- نموذج المسارات المتوازية لتدفق الشراء حتى الدفع المستهدف
اليوم 3: الكتالوجات الإلكترونية والربط بكتالوجات الموردين والشراء الموجه
- تحميل محتوى الكتالوج الإلكتروني المستضاف والتحقق من الأسعار
- تسلسل جلسة الربط بكتالوج المورد وآلية إعادة سلة الشراء إلى النظام
- صفحات الشراء الموجه وسياسات الشراء وعلامات الموردين المفضلين
- تحليل تغطية الكتالوج وخريطة تسرب الإنفاق خارج العقود
- قنوات الإنفاق الطرفي للمشتريات منخفضة القيمة كثيرة التكرار
اليوم 4: التوريد الإلكتروني وأحداث طلبات العروض عبر الإنترنت
- استبيان طلب المعلومات الإلكتروني لاستطلاع السوق
- إعداد أحداث طلب عروض الأسعار وطلب العروض إلكترونيا: المجموعات والبنود والمرفقات
- مظاريف التقييم المرجح وأوراق التقييم الإلكترونية
- رسائل الاستيضاح ونشر الملاحق وسجل الحدث
- جدول مقارنة ردود الموردين وتصدير توصية الترسية
اليوم 5: المنافسات الإلكترونية وفتح العروض إلكترونيا ودراسة حالة الأسبوع الأول
- إعداد المنافسة الإلكترونية بمظروفين: ختم العرض الفني والعرض المالي
- خزنة العروض المقفلة زمنيا ومحضر فتح العروض الإلكتروني
- قواعد العروض المتأخرة وسحب العروض وخطة الطوارئ عند تعطل النظام
- دراسة حالة موجهة: تحويل منافسة ورقية لعقد خدمات مرافق إلى منافسة إلكترونية
- مراجعة تكاملية للأسبوع الأول لخيارات تصميم القنوات والتوريد والمنافسات
اليوم 6: تصميم المزادات العكسية الإلكترونية والتعاقد الإلكتروني
- صيغ المزاد العكسي: الإنجليزي والهولندي والياباني والعروض المختومة
- ورقة قواعد المزاد: سعر البداية ومقدار التخفيض وتمديد الإغلاق المرن وإظهار الترتيب
- مزادات التقييم متعدد السمات ومعادلات تحويل العروض
- تجربة المزاد مع الموردين وخطة إحاطة المزايدين
- صياغة العقود إلكترونيا ومكتبة البنود وبيانات مستودع العقود
اليوم 7: الفوترة الإلكترونية وضوابط الدفع ومخاطر الاحتيال في المشتريات الإلكترونية
- صيغ الفاتورة الإلكترونية وقواعد التحقق من بياناتها
- حدود التفاوت في المطابقة الثلاثية: أمر الشراء وإشعار الاستلام والفاتورة
- قواعد برنامج بطاقات الشراء وحظر فئات التجار ومطابقة الكشوف
- مصفوفة تعارض الفصل بين المهام ومراجعة سجل التدقيق في النظام
- سيناريوهات الاحتيال في المشتريات الإلكترونية: الموردون الوهميون والتلاعب بالعروض وتجزئة طلبات الشراء
اليوم 8: بوابات الموردين وإدارة التغيير وتبني المستخدمين
- التسجيل الذاتي في بوابة الموردين ومسار تأهيلهم
- حوكمة البيانات الرئيسية للموردين والتحقق من تغيير البيانات المصرفية
- خريطة الأثر على أصحاب المصلحة: مقدمو الطلبات والمعتمدون والمالية والموردون
- خطة تبني المستخدمين: التدريب حسب الدور ومكتب المساعدة وشبكة المستخدمين المتقدمين
- خطة الإطلاق المرحلي: الموقع التجريبي وموجات النشر وإيقاف النظام القديم
اليوم 9: تحليل الإنفاق واختيار النظام ومؤشرات أداء المشتريات الإلكترونية
- تنقية بيانات الإنفاق ومواءمتها مع تصنيف الفئات
- بطاقة مؤشرات أداء المشتريات الإلكترونية: زمن الدورة من الطلب إلى الأمر ونسبة الشراء من الكتالوج ونسبة الفواتير المعالجة آليا
- تتبع تحقق الوفورات من قرار الترسية إلى سعر الفاتورة
- بطاقة تقييم اختيار النظام وسيناريوهات العرض التوضيحي والتحقق من المراجع
- دراسة الجدوى للمشتريات الإلكترونية: نموذج التكلفة ومنحنى المنافع وفترة الاسترداد
اليوم 10: المشروع الختامي: خارطة طريق المشتريات الإلكترونية لمنظمة في دراسة حالة
- إحاطة المنظمة في دراسة الحالة: مصنع متعدد المواقع بمشتريات مجزأة
- بناء خارطة طريق المشتريات الإلكترونية: مستوى النضج المستهدف والمراحل والمسؤولون
- تصميم عمليات الشراء حتى الدفع المستهدفة ومصفوفة الموافقات للحالة
- خطة مزاد عكسي إلكتروني لفئة إنفاق مختارة
- عرض المشروع الختامي أمام لجنة توجيهية لمراجعة الخطة
المهارات التي ستكتسبها:
- تقييم نضج المشتريات الرقمية
- بنية عمليات الشراء حتى الدفع
- إدارة الكتالوجات والربط بكتالوجات الموردين
- تصميم أحداث التوريد الإلكتروني
- وضع قواعد المزادات العكسية
- ضبط مطابقة الفواتير
- تحليل الفصل بين المهام
- إعداد دراسة جدوى المشتريات الإلكترونية
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بخارطة طريق للمشتريات الإلكترونية وتصميم لعمليات الشراء حتى الدفع وخطة مزاد إلكتروني جرى اختبارها على منظمة في دراسة حالة
- معرفة المشتريات التي تناسب الكتالوجات وتلك التي تناسب أحداث التوريد أو المزادات، وكيف يوجه النظام كلا منها
- سد الثغرات التي تسمح بمرور طلبات الشراء المجزأة والموردين الوهميين والفواتير غير المطابقة عبر النظام
- مقارنة تجارب إطلاق الأنظمة مع زملاء في المشتريات والمالية والأنظمة من قطاعات التصنيع والخدمات والرعاية الصحية والجهات العامة
الخاتمة:
تحقق المشتريات الإلكترونية قيمتها حين تمر كل عملية شراء عبر قناة مصممة، ويترك كل حدث توريد سجل تدقيق واضحا، وتطابق كل فاتورة ما طلب واستلم فعلا. ينتقل الأسبوع الأول من تقييم النضج وبنية الشراء حتى الدفع إلى الكتالوجات والربط بكتالوجات الموردين وطلبات العروض الإلكترونية والمنافسات الإلكترونية. ويضيف الأسبوع الثاني ما تتركه الدورات القصيرة: تصميم المزادات العكسية والتعاقد الإلكتروني وضوابط الفوترة والدفع ومخاطر الاحتيال وبوابات الموردين وتبني المستخدمين والتحليلات واختيار النظام ومؤشرات الأداء. ويخرج المشاركون في اليوم الأخير بخارطة طريق للمشتريات الإلكترونية تضم تصميما لعمليات الشراء حتى الدفع وخطة مزاد إلكتروني لمنظمة في دراسة حالة.