نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
لا تزال منظمات كثيرة تدير دورة حياة العقود عبر رسائل البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة وجداول البيانات الشخصية، فتصل طلبات التعاقد ناقصة المعلومات، وتتجاوز الفرق القوالب المعتمدة، وتجري الموافقات خارج أي سجل تدقيق، وتضيع النسخ الموقعة، وتتجدد العقود تلقائيا دون أن ينتبه أحد. تقدم هذه الدورة من كور كونسبت في إدارة دورة حياة العقود لفرق العقود والعمليات القانونية والمشتريات وعمليات المبيعات طريقة عملية لتصميم مسار رقمي محايد تجاه مزودي الأنظمة من استقبال الطلب حتى التجديد، وتحديد متطلبات النظام الذي يدعمه. ويعد المشاركون وثيقة تصميم عملية CLM ومواصفات متطلبات النظام لمنظمة محل الحالة.
أهداف الدورة:
- رسم مسار التعاقد الحالي في المنظمة مقابل مراحل دورة حياة العقد من الطلب حتى التجديد وتحديد مواضع التأخير وثغرات الرقابة
- تصميم نموذج استقبال طلبات التعاقد وقواعد الفرز، وهيكل القوالب ومكتبة البنود ودليل التفاوض بالبدائل للاتفاقيات كثيرة التكرار
- إعداد مسارات الصياغة وتتبع التعديلات وتوجيه الموافقات وفق مصفوفة تفويض الصلاحيات مع سجل تدقيق كامل
- تحديد البيانات الوصفية لمستودع العقود وقواعد تتبع المراحل وتنبيهات التجديد وانتهاء الصلاحية لتبقى العقود الموقعة قابلة للبحث والمتابعة
- وضع مؤشرات تحليلات العقود مثل مدة دورة التعاقد وتسرب القيمة، وكتابة متطلبات اختيار منصة CLM وتكاملها مع ERP وCRM وتبنيها
- إعداد وثيقة تصميم عملية CLM ومواصفات متطلبات النظام جاهزة لمراجعة الراعي
الفئة المستهدفة:
- مديرو العقود المسؤولون عن مسار الاتفاقيات من الطلب حتى التوقيع والتجديد
- مديرو العمليات القانونية المسؤولون عن القوالب ومعايير البنود وحجم العمل القانوني
- مديرو المشتريات الذين يصدرون اتفاقيات الموردين ويتابعون تجديدها
- مديرو عمليات المبيعات الذين يتولون عروض العملاء ونماذج الطلبات والشروط التجارية
- مالكو العمليات والأنظمة المكلفون باختيار منصة إدارة العقود أو إطلاقها
- المديرون التجاريون والماليون المسؤولون عن قيمة العقود ووضوح الإنفاق وقرارات التجديد
محاور الدورة:
اليوم 1: أسس دورة حياة العقود وتشخيص الوضع الحالي
- نموذج دورة حياة العقد بثماني مراحل من الطلب حتى التجديد
- التعاقد اليدوي مقابل الرقمي: نقاط الإخفاق في البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة وجداول البيانات
- تقسيم محفظة العقود حسب النوع والحجم وفئة المخاطر
- خريطة المسارات المتوازية للوضع الحالي لسير عمل التعاقد
- خريطة حرارية لنضج CLM وسجل الاختناقات
اليوم 2: بنية العملية: استقبال الطلبات والقوالب ومكتبات البنود وأدلة التفاوض
- نموذج استقبال طلبات التعاقد وقواعد الفرز حسب فئة العقد
- مستويات القوالب ذاتية الخدمة لاتفاقيات عدم الإفصاح ونماذج الطلبات واتفاقيات الخدمات الرئيسية
- تصميم مكتبة البنود بالصيغ المعيارية والبديلة والمحظورة
- هيكل دليل التفاوض وحدود التصعيد
- نموذج بيانات CLM: سجل العقد والأطراف والبنود وحقول البيانات الوصفية
اليوم 3: الصياغة والموافقة والتوقيع وتشغيل مستودع العقود
- مسار الصياغة وتتبع التعديلات مع ضبط الإصدارات وتقارير المقارنة
- قواعد توجيه الموافقات المبنية على مصفوفة تفويض الصلاحيات
- إعداد خطوة التوقيع الإلكتروني: ترتيب الموقعين والتحقق من هويتهم وشهادة الإكمال
- تصنيف المستودع المركزي ووسم البيانات الوصفية وصلاحيات الوصول
- تقويم تتبع المراحل وقواعد تنبيهات التجديد وانتهاء الصلاحية
اليوم 4: التحليلات والذكاء الاصطناعي المساعد والتكامل واختيار المنصة
- لوحة تحليلات العقود: مدة دورة التعاقد وتقادم الموافقات المعلقة ومؤشرات تسرب القيمة
- استخراج البنود والبيانات الوصفية بمساعدة الذكاء الاصطناعي مع ضوابط التحقق البشري
- نقاط التكامل مع ERP وCRM لبيانات الموردين والعملاء وأوامر الشراء والفرص البيعية
- بطاقة تقييم محايدة لاختيار منصة CLM وسيناريوهات العرض التوضيحي والتكلفة الإجمالية للملكية
- التعاقد الرقمي في المنافسات العامة: التسليم من الترسية إلى العقد وحفظ السجلات
اليوم 5: منظمة محل الحالة: تصميم عملية CLM ومتطلبات النظام
- موجز المنظمة محل الحالة: محفظة عقود متعددة القطاعات ونقاط الألم
- خريطة العملية المستقبلية مع ضوابط الاستقبال والموافقة والتجديد
- قائمة المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية بأولويات MoSCoW
- خارطة طريق التطبيق وخطة ترحيل البيانات وإجراءات تبني المستخدمين
- لجنة مراجعة الراعي: الدفاع عن مواصفات المتطلبات
المهارات التي ستكتسبها:
- رسم عمليات التعاقد
- تصميم استقبال الطلبات وفرزها
- حوكمة مكتبة البنود
- إعداد مسارات الموافقات
- تصميم البيانات الوصفية للعقود
- تحليل أداء العقود
- تقييم منصات CLM
- تخطيط تبني التغيير
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بوثيقة تصميم عملية CLM ومواصفات متطلبات النظام بعد اختبارها أمام لجنة مراجعة الراعي
- تقصير المدة من طلب العقد حتى توقيعه بإزالة إعادة الإدخال وضياع المسودات وحلقات الموافقة المتكررة
- إيقاف التجديد التلقائي غير الملحوظ وفوات تواريخ الانتهاء عبر قواعد تنبيه مربوطة ببيانات المستودع
- مقارنة ممارسات التعاقد الرقمي مع نظراء من فرق العقود والشؤون القانونية والمشتريات وعمليات المبيعات في قطاعات أخرى
الخاتمة:
تنجح إدارة دورة حياة العقود عندما يسلك كل اتفاق مسارا واحدا واضحا من الطلب حتى التجديد. تنتقل الدورة من تشخيص سير عمل التعاقد الحالي، مرورا باستقبال الطلبات والقوالب ومكتبات البنود وأدلة التفاوض، إلى الصياغة وتوجيه الموافقات والتوقيع وتشغيل المستودع والتنبيهات، ثم التحليلات والاستخراج بمساعدة الذكاء الاصطناعي والتكامل واختيار المنصة. ويطبق اليوم الأخير ذلك على منظمة محل الحالة، ويغادر المشاركون بوثيقة تصميم عملية CLM ومواصفات متطلبات النظام توجه الاختيار والإطلاق في منظماتهم.