نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
دورة إدارة مخاطر السفر وفق ISO 31030 وواجب الرعاية لمسافري الأعمال والموظفين المنتدبين دورة تمتد 5 أيام لمديري الصحة والسلامة والبيئة والأمن والموارد البشرية والسفر، وتنتهي بإعداد خطة إدارة مخاطر السفر وإجراء الاستجابة لحوادث المسافرين. فكثير من المنظمات التي ترسل موظفيها إلى الخارج أو إلى مواقع مشاريع نائية توافق على الرحلات دون تصنيف لخطورة الوجهة، ولا تعرف أماكن المسافرين حين يقع حادث، ولا تكتشف ثغرات المساعدة إلا أثناء حالة طبية طارئة. ويشرف المشاركون فعلا على موظفين مسافرين أو منتدبين، ويتعلمون عبر دراسات حالة على خطط الرحلات وموجزات الوجهات وسجلات الحوادث. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة.
أهداف الدورة:
- بناء سياسة مخاطر السفر وبرنامجها وفق إرشادات ISO 31030 لإدارة مخاطر السفر، مع تحديد الأدوار ومستوى قبول المخاطر وصلاحيات الموافقة
- تصنيف الوجهات وخطط الرحلات حسب المخاطر الأمنية والصحية والبيئية ومخاطر النقل، وتحديد مستوى الضوابط المناسب لكل تصنيف
- تشغيل إجراءات الموافقة المسبقة على السفر وتحديد ملف المسافر وإحاطته بحيث تحصل كل رحلة على ضوابط تتناسب مع تصنيفها
- إدارة ترتيبات تتبع المسافرين وتسجيل الاطمئنان والتواصل بما يتيح تحديد أماكن الموظفين خلال مهلة متفق عليها عند وقوع حادث
- تنسيق عمل مزودي المساعدة الطبية والأمنية وشركات التأمين والمديرين المباشرين في قرارات الحوادث والاحتماء في المكان والإخلاء
- متابعة أداء إدارة مخاطر السفر ومراجعة الحوادث ورفع تقارير فاعلية البرنامج إلى الإدارة العليا
الفئة المستهدفة:
- مديرو الصحة والسلامة والبيئة المسؤولون عن ترتيبات الموظفين المسافرين أو العاملين في مواقع مشاريع نائية
- مديرو الأمن المؤسسي المسؤولون عن الدعم الأمني للموظفين المسافرين والمنتدبين
- مديرو الموارد البشرية المسؤولون عن رفاه مسافري الأعمال والعاملين بنظام المناوبة والموظفين المنتدبين
- مديرو السفر المسؤولون عن قنوات الحجز وسياسة السفر وترتيبات الموردين
- مديرو المشاريع والعمليات الذين يحشدون الفرق إلى المواقع الميدانية والمخيمات النائية
محاور الدورة:
اليوم 1: واجب الرعاية والمشهد العام لمخاطر السفر
- مبادئ واجب الرعاية لدى جهات العمل تجاه الموظفين المسافرين
- تقسيم فئات المسافرين حسب نوع الرحلة وملف المسافر
- تصنيف حوادث السفر الأمنية والصحية وحوادث النقل
- قائمة تقييم الفجوات في ترتيبات مخاطر السفر الحالية
- خريطة أصحاب المصلحة في مخاطر السفر بين السلامة والموارد البشرية والأمن
اليوم 2: إرشادات ISO 31030 وبنية برنامج مخاطر السفر
- هيكل سياسة مخاطر السفر وبيان نطاقها وفق ISO 31030
- أدوار حوكمة مخاطر السفر ومسؤولياتها وصلاحيات الموافقة
- مقياس تصنيف خطورة الوجهات ومصفوفة مستويات الضوابط
- بيان مستوى قبول مخاطر السفر وحدود التصعيد
- مطابقة تغطية مزودي المساعدة وتأمين السفر
اليوم 3: ضوابط ما قبل السفر وجاهزية المسافر
- نموذج تقييم مخاطر الرحلة للوجهات عالية الخطورة
- مسار الموافقة المسبقة على السفر المرتبط بتصنيف الوجهة
- تحديد نقاط ضعف المسافر وتخطيط التسهيلات المعقولة له
- حقيبة إحاطة الوجهة وجلسة التوعية قبل المغادرة
- قائمة فحص اللياقة للسفر والتطعيمات والحقيبة الطبية
اليوم 4: التتبع والمساعدة والاستجابة للحوادث
- تدفقات بيانات تتبع المسافرين وتسجيلات إثبات السلامة
- سلسلة الإبلاغ عن الحوادث وتفعيل فريق أزمات السفر
- معايير قرار الإخلاء الطبي بالتنسيق مع مزودي المساعدة
- نقاط التفعيل للاحتماء في المكان والانتقال والإخلاء
- إدارة الرحلات البرية لمواقع المشاريع النائية واعتماد القوافل
اليوم 5: دراسة الحالة وإعداد خطة إدارة مخاطر السفر
- تمرين ملف مسافري منظمة الحالة وتصنيف وجهاتها
- الدفاع عن قرارات الموافقة المسبقة والإحاطة في الحالة
- محاكاة حالة طوارئ طبية والاستجابة بالإخلاء في الحالة
- مؤشرات أداء مخاطر السفر وسجل مراجعة الحوادث
- استكمال خطة إدارة مخاطر السفر وإجراء الاستجابة
المهارات التي ستكتسبها:
- تصنيف خطورة الوجهات
- تقييم مخاطر الرحلات
- تنسيق تتبع المسافرين
- إدارة مزودي المساعدة
- اتخاذ قرار الإخلاء
- قيادة فريق أزمات السفر
- حوكمة مخاطر السفر
- مراجعة ما بعد الحادث
لماذا تحضر هذه الدورة:
- إعداد خطة إدارة مخاطر السفر وإجراء الاستجابة لحوادث المسافرين ورفعهما إلى مدير الصحة والسلامة ومسؤول الموارد البشرية لاعتمادهما
- تحديد الرحلات التي تحتاج إلى موافقة إضافية أو إحاطة أو مرافقة أو تتبع استنادا إلى تصنيف موثق لخطورة الوجهة
- تجنب فقدان الاتصال بالمسافرين وتأخر الإخلاء الطبي وثغرات التأمين التي تعرض الموظفين والمنظمة للضرر
- تدريب المديرين المباشرين ومنسقي حجز السفر والمسافرين على مصفوفة التصنيف وحقيبة الإحاطة وروتين تسجيل الاطمئنان
الخاتمة:
بعد العودة إلى العمل يعرض المشارك خطة إدارة مخاطر السفر وإجراء الاستجابة لحوادث المسافرين على مدير الصحة والسلامة والبيئة ورئيس الموارد البشرية ومسؤول الأمن ومدير السفر. وتعتمد الإدارة عليهما في إقرار تصنيفات الوجهات ومستويات الموافقة وقواعد التتبع وترتيبات المساعدة قبل الرحلة التالية عالية الخطورة أو حشد الفرق إلى موقع جديد. وبعد أول حادث فعلي أو تمرين يدار وفق الخطة، يراجع فريق أزمات السفر سرعة الاستجابة ونسبة الوصول إلى المسافرين وأداء مزودي المساعدة، ثم يعدل التصنيفات ونقاط التفعيل والإحاطات التي لم تحقق أثرها.
الأسئلة الشائعة:
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة إدارة مخاطر السفر وفق ISO 31030 وواجب الرعاية؟
يحتاج المشارك إلى خبرة في الإشراف على موظفين يسافرون إلى الخارج أو يعملون في مواقع نائية، من موقع في السلامة أو الأمن أو الموارد البشرية أو السفر. ويساعده إحضار سياسة سفر أو خطط رحلات أو ملخص حادث بعد إخفاء البيانات خلال دراسات الحالة.
بم تختلف دورة إدارة مخاطر السفر وفق ISO 31030 عن دورات إدارة سفر الأعمال أو حماية الشخصيات؟
تركز دورات إدارة سفر الأعمال على الحجز والموازنات وخطط الرحلات، وتركز دورات حماية الشخصيات على تأمين شخص واحد. أما هذه الدورة فتبني برنامج مخاطر السفر على مستوى المنظمة: تصنيف الوجهات والموافقات والتتبع والمساعدة والإخلاء لكل موظف مسافر أو منتدب.
لماذا يهم تصنيف خطورة الوجهات في إدارة مخاطر السفر وواجب الرعاية؟
لأن التصنيف يتيح للمنظمة تطبيق ضوابط تتناسب مع حجم الخطر. فالرحلة إلى مدينة منخفضة الخطورة تكفيها إحاطة معتادة، بينما قد تحتاج الوجهة عالية الخطورة إلى موافقة عليا وتتبع ودعم محلي وخطة إخلاء، فيتوجه الجهد إلى حيث يواجه المسافرون أكبر ضرر.
ماذا يعود به المشارك من دورة إدارة مخاطر السفر وفق ISO 31030 وواجب الرعاية؟
يعود المشارك بخطة إدارة مخاطر السفر وإجراء الاستجابة لحوادث المسافرين لمنظمة الحالة، تضم مصفوفة تصنيف الوجهات ومسار الموافقة وروتين التتبع وخريطة مزودي المساعدة ونقاط تفعيل الإخلاء، جاهزة للتكييف مع منظمته.