نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
دورة علاقات الخريجين وتنمية موارد الجامعات دورة تمتد أسبوع لموظفي مكاتب الخريجين وخدمات التنمية والإرشاد المهني للخريجين، وتنتهي بإعداد استراتيجية إشراك الخريجين لجامعة الحالة. فكثير من المؤسسات تحتفظ بسجلات ناقصة عن خريجيها، ولا تتواصل معهم إلا عند طلب الدعم، ولا تستطيع أن تبين للقيادة ما تعود به الفروع ولقاءات الدفعات ومبادرات الإرشاد. ويتولى المشاركون أصلا تنظيم فعاليات الخريجين أو إدارة سجلاتهم أو خدماتهم المهنية، ويتدربون عبر دراسات حالة مبنية على مستخرجات بيانات الخريجين وتقارير الفروع وبطاقات قياس الإشراك. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة في علاقات الخريجين.
أهداف الدورة:
- تحديد مهام مكتب الخريجين وسياسة أهلية الخريج وتبادل القيمة مع الخريجين ضمن هيكل تنمية موارد الجامعة
- رسم دورة حياة إشراك الخريج وتدقيق السجلات والقنوات والأنشطة مقابل كل مرحلة منها
- تطبيق إطار لقياس إشراك الخريجين ونموذج لتقييم الإشراك لتقسيم الخريجين حسب الدفعة والتخصص والاهتمام
- تأسيس فروع الخريجين وأدوار المتطوعين ولقاءات الدفعات ومبادرات الإرشاد والخدمات المهنية بمواثيق ونظم تقدير واضحة
- رفع نسبة مشاركة الخريجين في العطاء وربط هدايا الدفعات والمنح المسماة وصناديق الخريجين بالأوقاف الجامعية
- إعداد استراتيجية إشراك الخريجين مع لوحة لقياس العائد لجامعة الحالة
الفئة المستهدفة:
- مديرو مكاتب علاقات الخريجين وروابطهم المسؤولون عن التواصل مع الخريجين
- مديرو خدمات التنمية المسؤولون عن سجلات الخريجين وجودة بياناتهم وتقارير الإشراك
- مديرو الإرشاد المهني والتوظيف الذين يديرون إرشاد الخريجين والإحالات الوظيفية والصلات مع جهات التوظيف
- منسقو الفروع والمتطوعين الذين يقودون مجموعات الخريجين حسب الموقع أو التخصص أو الاهتمام المشترك
- مديرو التنمية الذين يخططون للعطاء السنوي من الخريجين وحملات هدايا الدفعات ونداءات صناديق الخريجين
محاور الدورة:
اليوم 1: منظومة علاقات الخريجين وخط الأساس لمجتمع الخريجين
- مهام مكتب الخريجين ضمن هيكل تنمية موارد الجامعة
- سياسة تعريف الخريج للمتخرجين وغير المكملين والأعضاء المنتسبين
- خريطة تبادل القيمة بين المزايا المقدمة ومساهمات الخريجين
- دورة حياة إشراك الخريج من الطالب المقيد إلى الخريج الأقدم
- تدقيق الوضع الراهن لسجلات الخريجين وقنوات التواصل والأنشطة
اليوم 2: أطر قياس الإشراك ونماذج التقسيم وخدمات التنمية
- إطار مقاييس إشراك الخريجين عبر أنماط الإشراك الأربعة
- معايير سجلات قاعدة بيانات الخريجين ودورة تحديث بيانات الاتصال
- تقسيم الخريجين حسب دفعة التخرج والتخصص والاهتمام المشترك
- نموذج تقييم الإشراك بأوزان الحضور والتطوع والعطاء
- سجلات الموافقة وتفضيلات التواصل لقنوات مراسلة الخريجين
اليوم 3: الفروع وشبكات المتطوعين ولقاءات الدفعات والخدمات المهنية للخريجين
- ميثاق فرع الخريجين وأدوار مسؤوليه وخطة أنشطته
- أوصاف أدوار المتطوعين ومسارات استقطابهم وسلم التقدير
- تخطيط لقاءات الدفعات وفعاليات مجموعات الاهتمام حسب دفعة التخرج
- قواعد المطابقة في مبادرة إرشاد الخريجين ومتابعة التقدم
- الخدمات المهنية للخريجين عبر لوحات الوظائف والإحالات
اليوم 4: مشاركة الخريجين في العطاء والربط بالأوقاف والحالات الإشكالية
- نسبة مشاركة الخريجين في العطاء ومسار العطاء الأول لحديثي التخرج
- حملة هدية الدفعة التي تربط طلاب السنة النهائية بالعطاء
- الربط بالأوقاف الجامعية عبر المنح المسماة وصناديق الخريجين
- إحياء الفروع الخاملة وعلامات الإنهاك لدى المتطوعين
- معالجة شكاوى الخريجين وحوادث السمعة وأخطاء السجلات
اليوم 5: دراسة حالة لإعداد استراتيجية إشراك الخريجين
- ملف جامعة الحالة مع مستخرج بيانات الخريجين وتقارير الفروع
- تقسيم خريجي الحالة وحساب درجات الإشراك للدفعات ذات الأولوية
- خطة الفروع والمتطوعين والإرشاد في الحالة مع تحديد المسؤولين
- لوحة قياس عائد إشراك الخريجين وتكلفة كل خريج مشارك
- استكمال استراتيجية إشراك الخريجين ومناقشتها أمام لجنة من المشاركين
المهارات التي ستكتسبها:
- حوكمة بيانات الخريجين
- تقسيم دفعات الخريجين
- تقييم مستوى الإشراك
- تطوير فروع الخريجين
- إدارة شبكات المتطوعين
- تصميم مبادرات الإرشاد
- تحليل مشاركة الخريجين في العطاء
- إعداد تقارير لوحات الإشراك
لماذا تحضر هذه الدورة:
- تقديم استراتيجية إشراك الخريجين إلى رئيس إدارة التنمية أو مجلس رابطة الخريجين لاعتمادها وتوفير الكوادر لها
- تحديد الدفعات والفروع ومبادرات الإرشاد التي تحظى بوقت الفريق أولا استنادا إلى درجات الإشراك لا إلى العادة
- تجنب الفروع المتوقفة وبيانات الاتصال القديمة والنداءات الموجهة إلى خريجين لم يسبق إشراكهم أصلا
- توجيه فرق العمل إلى ميثاق الفرع ونماذج أدوار المتطوعين وبطاقة قياس الإشراك المستخدمة في الدورة
الخاتمة:
بعد العودة إلى العمل يعرض المشارك استراتيجية إشراك الخريجين على رئيس إدارة التنمية ومجلس رابطة الخريجين ومسؤول الخدمات المهنية. وتستند القيادة إليها في تحديد الدفعات والفروع ذات الأولوية، وطريقة استقطاب المتطوعين والمرشدين وتقديرهم، ومستهدفات مشاركة الخريجين في العطاء، وكيف تعرض لوحة القياس العائد على وقت الفريق وميزانيته. وبعد أول دورة للقاءات الدفعات أو أول فصل دراسي، يقارن المكتب درجات الإشراك ونشاط الفروع ومطابقات الإرشاد ونسب المشاركة بما ورد في الاستراتيجية، ثم يعيد ضبط المستهدفات المتأخرة.
الأسئلة الشائعة:
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة علاقات الخريجين وتنمية موارد الجامعات؟
يحتاج المشارك إلى خبرة عملية في سجلات الخريجين أو فعالياتهم أو فروعهم أو الخدمات المهنية المقدمة لهم، ولا يشترط إلمامه بإدارة قواعد البيانات. ويساعده إحضار مستخرج بيانات أو تقرير فرع أو استبيان إشراك بعد إخفاء الهوية على تطبيق تمارين التقسيم والتقييم على مؤسسته.
بم تختلف دورة علاقات الخريجين وتنمية موارد الجامعات عن دورات جمع الهبات الكبرى؟
تبني هذه الدورة مجتمع الخريجين الأوسع: السجلات والتقسيم والفروع والمتطوعين والإرشاد والصلات المهنية ومشاركة الخريجين في العطاء. أما دورات الهبات الكبرى فتركز على دراسة عدد محدود من المانحين ذوي القدرة العالية وطلب الهبات منهم، ولا يظهر ذلك هنا إلا نتيجة لاحقة للإشراك.
لماذا تقيس علاقات الخريجين وتنمية موارد الجامعات الإشراك ولا تكتفي بعطاء الخريجين؟
لأن العطاء نمط واحد من أنماط الإشراك. فالخريجون الذين يتطوعون ويحضرون الفعاليات ويرشدون الطلاب ويتابعون مراسلات الجامعة هم المجتمع الذي يعطي لاحقا، لذا يكشف قياس الأنماط كلها مواضع نمو الإشراك أو تراجعه قبل أن يتغير الدخل.
ماذا يعود به المشارك من دورة علاقات الخريجين وتنمية موارد الجامعات؟
يعود المشارك باستراتيجية إشراك الخريجين، ومعها نموذج تقسيم وورقة تقييم الإشراك وخطة للفروع والمتطوعين ومخطط لمبادرات الإرشاد والخدمات المهنية ومستهدفات لمشاركة الخريجين في العطاء ولوحة لقياس العائد، يمكن تكييفها للمؤسسة التي يعمل بها.