نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
دورة إدارة الجمعيات التعاونية، بمحاورها في الحوكمة التعاونية ورأس مال الأعضاء والعائد على المعاملات، تمتد أسبوع لفرق مجالس الإدارة والإدارة التنفيذية وجهات الإشراف في الجمعيات التعاونية الزراعية وجمعيات الصيادين والجمعيات الاستهلاكية والسكنية، وتنتهي بإعداد خطة تحسين الحوكمة التعاونية واقتصاديات العضوية لجمعية حالة. فالجمعيات تفقد ثقة أعضائها حين تنعقد الجمعية العمومية دون نصاب، ويتصرف المجلس دون حدود صلاحيات واضحة، وتغيب سجلات رأس المال والاحتياطيات، ويوزع الفائض دون اعتبار لتعاملات الأعضاء. ويشغل المشاركون أصلا مقاعد في مجالس الجمعيات أو يديرونها أو يشرفون عليها، ويتدربون عبر دراسات حالة مبنية على لوائح ومحاضر وسجلات أعضاء. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة.
أهداف الدورة:
- تطبيق المبادئ التعاونية السبعة لاختبار مدى حفاظ اللائحة الأساسية وقواعد العضوية وممارسات التعامل على ملكية الأعضاء ورقابتهم الديمقراطية
- إدارة اجتماعات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة بنصاب صحيح وتصويت قائم على صوت واحد لكل عضو ومحاضر توثق قرارات الأعضاء
- وضع مصفوفة تفويض الصلاحيات بين المجلس المنتخب والمدير التنفيذي المعين ومتابعتها عبر مواثيق اللجان
- احتساب رأس مال الأعضاء والاحتياطيات غير القابلة للتوزيع والعائد على المعاملات وفق حجم تعامل كل عضو مع الجمعية
- تنظيم صناديق التسويق الجماعي والشراء المشترك لمدخلات الإنتاج بسلف وتسويات نهائية وسجلات طلبات شفافة
- تصميم ضوابط مالية وخطة استجابة للتدقيق التعاوني تكشف مواطن الضعف في النقد والمخزون وتعاملات الأطراف ذات العلاقة
الفئة المستهدفة:
- فرق مجالس الإدارة المنتخبة المسؤولة عن رسم سياسات الجمعية وإقرار الموازنات ورفع التقارير إلى الجمعية العمومية
- فرق الإدارة التنفيذية المسؤولة عن التشغيل اليومي والموظفين وخدمات الأعضاء في الجمعيات الزراعية وجمعيات الصيادين والجمعيات الاستهلاكية والسكنية
- وحدات الإشراف والتسجيل المسؤولة عن متابعة الجمعيات ومراجعة تقارير التدقيق واعتماد تعديلات اللوائح
- فرق المالية والمحاسبة المسؤولة عن سجلات الأعضاء وقيود رأس المال وتوزيع الفائض
- فرق الاتحادات التعاونية المسؤولة عن تقديم خدمات الاستشارة والتدقيق والتجارة الجماعية للجمعيات الأعضاء
محاور الدورة:
اليوم 1: الهوية التعاونية وأنواع الجمعيات وخط الأساس للحوكمة
- مراجعة قيم بيان الهوية التعاونية والمبادئ التعاونية السبعة
- مقارنة نماذج الجمعيات الزراعية وجمعيات الصيادين والاستهلاكية والسكنية
- رسم هياكل الجمعيات الأولية والثانوية والاتحادات التعاونية
- مصفوفة مقارنة الشركة المملوكة للمستثمرين بالجمعية المملوكة للأعضاء
- فحص سلامة الجمعية من سجلات العضوية والتعاملات والمجلس
اليوم 2: اللائحة الأساسية والجمعية العمومية ونماذج حوكمة المجلس
- قائمة تدقيق صياغة بنود العضوية ورأس المال والفائض في اللائحة
- جدول أعمال الجمعية العمومية والنصاب وإجراء صوت واحد لكل عضو
- نماذج انتخاب المجلس وتدوير العضوية ومواثيق اللجان
- مصفوفة تفويض الصلاحيات بين المجلس والمدير التنفيذي المعين
- سجل حقوق الأعضاء في القبول والاطلاع على المعلومات والانسحاب
اليوم 3: اقتصاديات العضوية وصناديق التسويق والشراء المشترك للمدخلات
- جدول رأس مال الأعضاء وتخصيص الاحتياطي غير القابل للتوزيع
- ورقة احتساب العائد على المعاملات وفق حجم تعامل الأعضاء
- جدول العائد المحتجز واسترداد حقوق ملكية الأعضاء
- حسابات صناديق التسويق الجماعي بالسلف المقدمة والتسوية النهائية
- مناقصة الشراء المشترك للمدخلات وورقة تجميع طلبات الأعضاء
اليوم 4: الضوابط المالية والتدقيق التعاوني وحالات إخفاق الحوكمة
- الفصل بين المهام وضوابط تداول النقد في الجمعيات
- نطاق التدقيق التعاوني للمراجعة المالية ومراجعة العضوية والحوكمة
- مؤشرات الخطر في ائتمان الأعضاء وعجز المخزون وتعاملات الأطراف ذات العلاقة
- إشارات الاستحواذ على المجلس وخمول العضوية والتحول عن الصيغة التعاونية
- خدمات الاتحادات التعاونية في التدقيق والتدريب والتجارة الجماعية
اليوم 5: دراسة الحالة وإعداد خطة الحوكمة التعاونية واقتصاديات العضوية
- مراجعة ملف جمعية الحالة من اللائحة والمحاضر وسجل الأعضاء
- تقييم فجوات حوكمة جمعية الحالة وفق المبادئ التعاونية السبعة
- نموذج سيناريوهات توزيع الفائض والعائد على المعاملات للحالة
- سجل مواطن ضعف الرقابة في الحالة وإجراءات الاستجابة للتدقيق
- استكمال خطة تحسين الحوكمة التعاونية واقتصاديات العضوية
المهارات التي ستكتسبها:
- تحليل فجوات اللائحة الأساسية
- إجراءات الجمعية العمومية والمجلس
- تصميم تفويض الصلاحيات
- نمذجة تخصيص الفائض
- محاسبة حقوق ملكية الأعضاء
- محاسبة تسويات صناديق التسويق
- تنسيق المشتريات الجماعية
- الرقابة الداخلية في الجمعيات
لماذا تحضر هذه الدورة:
- تقديم خطة تحسين الحوكمة التعاونية واقتصاديات العضوية لجمعية الحالة إلى رئيس المجلس والمدير العام ووحدة الإشراف
- تحديد نسبة الفائض التي توجه إلى الاحتياطيات والنسبة التي تعاد إلى الأعضاء عائدا على تعاملاتهم
- تجنب الطعن في اجتماعات الجمعية العمومية وتحفظات المدققين وانسحاب الأعضاء الناتجة عن غموض اللائحة ونقص السجلات وضعف ضوابط النقد
- نقل قوائم تدقيق اللائحة وإجراءات الاجتماعات وأوراق احتساب العائد إلى أعضاء المجلس الآخرين وموظفي الجمعية
الخاتمة:
بعد العودة إلى العمل يعرض المشارك خطة تحسين الحوكمة التعاونية واقتصاديات العضوية على رئيس المجلس والمدير العام ووحدة الإشراف، فيستندون إليها في تحديد تعديلات اللائحة التي تطرح على الجمعية العمومية المقبلة، وتقسيم الفائض القادم بين الاحتياطيات والعائد على المعاملات، وترتيب أولويات معالجة مواطن ضعف الرقابة. ويطبق فريق المالية جداول حقوق الملكية وتسويات صناديق التسويق على سجل الأعضاء. وبعد أول اجتماع للجمعية العمومية يعقد وفق الخطة، تراجع الجمعية نسب الحضور وحجم تعاملات الأعضاء ونتائج التدقيق وشكاوى الأعضاء، ثم تعدل الخطة.
الأسئلة الشائعة:
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة إدارة الجمعيات التعاونية؟
يحتاج المشارك إلى خبرة في عضوية مجلس جمعية تعاونية أو إدارتها أو الإشراف عليها، وقدرة على قراءة ميزانية عمومية مبسطة. ويفيد إحضار لائحة أو محاضر اجتماعات أو مستخرج من سجل الأعضاء بعد إخفاء الهوية لتطبيق دراسات الحالة على جمعيته.
بم تختلف دورة إدارة الجمعيات التعاونية عن دورات التسويق الزراعي أو ريادة الأعمال الاجتماعية؟
تركز هذه الدورة على طريقة حوكمة الجمعية المملوكة لأعضائها وعلى ملكية الأعضاء لرأس مالها وفائضها: اللائحة والجمعية العمومية والمجلس ورأس المال والعائد على المعاملات والتدقيق. أما دورات التسويق فتتناول المشترين وقنوات بيع المحاصيل، ودورات ريادة الأعمال الاجتماعية تتناول المشاريع الهجينة والمستثمرين المؤثرين.
لماذا يعد العائد على المعاملات محورا في إدارة الجمعيات التعاونية؟
لأن العائد على المعاملات يعيد الفائض إلى الأعضاء بنسبة تعاملهم مع الجمعية لا بنسبة ما يملكونه من أسهم. وبذلك تبقى الجمعية في خدمة مستخدميها، ويكافأ العضو النشط، وتتميز التعاونية عن الشركة المملوكة للمستثمرين، لذا ينص على أساس التوزيع في اللائحة.
ماذا يعود به المشارك من دورة إدارة الجمعيات التعاونية؟
يعود المشارك بخطة تحسين الحوكمة التعاونية واقتصاديات العضوية لجمعية الحالة، ومعها قائمة تدقيق اللائحة وإجراءات الجمعية العمومية ومصفوفة تفويض الصلاحيات وورقة احتساب العائد على المعاملات وسجل مواطن ضعف الرقابة، يمكن تكييفها لجمعيته.