نظرة عامة على البرنامج
العمق التقني: ممارس · أسلوب التطبيق: دراسة حالة
مقدمة
تمتلك معظم المؤسسات مدونة لقواعد السلوك وخطا ساخنا لتلقي البلاغات، ومع ذلك تنكشف المخالفات غالبا عن طريق المراجعين الخارجيين أو وسائل الإعلام أو الجهات الرقابية لا عبر قنواتها الداخلية. فالموظفون يشككون في عدالة التعامل مع بلاغاتهم، والمديرون يخطئون في استقبالها، والتحقيقات تتعثر أو تعرض المبلغ للانتقام. تمكن هذه الدورة من كور كونسبت المختصين من بناء برامج للأخلاقيات والإبلاغ عن المخالفات يثق بها الموظفون ويستخدمونها، بدءا من المدونة ذاتها ومرورا باستقبال البلاغات وفرزها والتحقيق فيها وحماية المبلغين. ويعمل المشاركون على حالات من قطاعات متعددة، ويخرجون بمخطط برنامج الإبلاغ وقواعد السلوك لمؤسساتهم.
أهداف الدورة
- تقييم مدونة قواعد السلوك وبرنامج الأخلاقيات القائمين وفق المواصفة ISO 37301 ومبادئ جودة البرامج المعترف بها
- تصميم قنوات الإبلاغ وإجراءات استقبال البلاغات وفرزها بما يتوافق مع إرشادات ISO 37002 لنظام إدارة الإبلاغ عن المخالفات
- تخطيط تحقيقات داخلية متناسبة وتنفيذها وفق مبادئ ISO/TS 37008، من تحديد النطاق حتى إعداد التقرير
- حماية المبلغين والأطراف المعنية من خلال ضوابط السرية وتقييم مخاطر الانتقام
- قياس فاعلية البرنامج ورفع التقارير عن مخاطر السلوك إلى الإدارة العليا ومجلس الإدارة
- إعداد مخطط برنامج الإبلاغ وقواعد السلوك بصيغة جاهزة لاعتماد مجلس الإدارة
الفئة المستهدفة
- مديرو الأخلاقيات والامتثال المسؤولون عن مدونة قواعد السلوك وبرنامج الإبلاغ
- المديرون الذين يستقبلون بلاغات المخالفات والتظلمات ويفرزونها ويحيلونها
- مديرو المراجعة الداخلية والمخاطر الذين يقدمون التأكيد على ضوابط السلوك والنزاهة
- مديرو الموارد البشرية وعلاقات الموظفين المعنيون بقضايا سوء السلوك والإجراءات التأديبية
- مديرو الشؤون القانونية والحوكمة الذين يقدمون المشورة في السرية والحماية ونتائج القضايا
- قادة فرق التحقيق المسؤولون عن تنسيق تقصي الحقائق في المخالفات المدعاة
محاور الدورة
اليوم الأول: برامج الأخلاقيات وبيئة الإبلاغ عن المخالفات
- دوافع مخاطر النزاهة ومراجعة حالات لتكلفة سوء السلوك
- مبادئ الحوكمة في ISO 37000 (المواصفة الإرشادية لحوكمة المؤسسات): القيم والنزاهة والمساءلة
- عناصر برنامج الأخلاقيات والامتثال في ISO 37301 (مواصفة أنظمة إدارة الامتثال)
- تشخيص ثقافة الإبلاغ واستبيان الأمان النفسي
- التقييم الذاتي لنضج البرنامج في وضعه الراهن
اليوم الثاني: المعايير والأطر الحاكمة للسلوك والإبلاغ عن المخالفات
- نظام إدارة الإبلاغ عن المخالفات وفق ISO 37002: الثقة والحياد والحماية
- المراحل الأربع في ISO 37002: الاستقبال والتقييم والمعالجة والإغلاق
- إطار COSO للرقابة الداخلية المتكاملة: البيئة الرقابية والنزاهة
- نموذج الخطوط الثلاثة Three Lines Model الصادر عن معهد المدققين الداخليين IIA: الأدوار في الإشراف على السلوك
- إرشادات OECD للمؤسسات متعددة الجنسيات: توقعات آليات التظلم والانتصاف
اليوم الثالث: بناء المدونة والقنوات وإدارة البلاغات
- هيكل مدونة قواعد السلوك القائمة على القيم ونموذج اتخاذ القرار الأخلاقي
- تصميم قنوات الإبلاغ المتعددة: الخط الساخن والبوابة الإلكترونية ومسار المدير المباشر
- نموذج استقبال البلاغ ومصفوفة الفرز حسب الخطورة والفئة
- سير عمل إدارة القضايا ومتطلبات سجل التتبع
- نموذج الإفصاح عن تعارض المصالح وسجل الهدايا والضيافة
اليوم الرابع: التحقيقات والانتقام ومخاطر البرنامج
- تخطيط التحقيق الداخلي وتحديد نطاقه وفق ISO/TS 37008 (الإرشادات الفنية للتحقيقات الداخلية)
- التخطيط لمقابلات التحقيق باستخدام نموذج PEACE
- تقييم مخاطر الانتقام وخطة حماية المبلغ
- بروتوكولات التعامل مع البلاغات المجهولة والكيدية
- تحليل الأسباب الجذرية للقضايا الثابتة بأسلوب 5 Whys (لماذا الخمسة)
اليوم الخامس: دراسات الحالة ومخطط البرنامج
- دراسة حالة ادعاء عمولات غير مشروعة في المشتريات: من الفرز حتى النتيجة
- دراسة حالة بلاغ تحرش في بيئة العمل: الحماية والمعالجة
- بناء لوحة معلومات مؤشرات برنامج الأخلاقيات: معدل البلاغات ونسبة الثبوت ومدة الإغلاق
- إعداد مسودة مخطط برنامج الإبلاغ وقواعد السلوك
- تمرين إحاطة مجلس الإدارة ومراجعة الزملاء
المهارات المكتسبة
- تصميم برامج الأخلاقيات
- إدارة قضايا الإبلاغ عن المخالفات
- فرز البلاغات وتصعيدها
- تخطيط التحقيقات الداخلية
- إدارة مخاطر الانتقام
- رفع التقارير عن مخاطر السلوك
- إدارة تعارض المصالح
- تقييم ثقافة النزاهة
لماذا تحضر هذه الدورة
- تعود إلى عملك بمخطط برنامج الإبلاغ وقواعد السلوك لمؤسستك، وقد اختبر أمام مراجعة الزملاء
- تتعامل مع البلاغ من أول تواصل حتى إغلاقه دون المساس بهوية المبلغ أو سلامة الأدلة
- تقدم لمجلس الإدارة أو لجنة المراجعة إحاطة عن مخاطر السلوك بمؤشرات يمكن التصرف بناء عليها
- تقارن أساليبك بمؤسسات من قطاعات ودول مختلفة في التعامل مع البلاغات الصعبة وادعاءات الانتقام
الخاتمة
يقاس نجاح برنامج الإبلاغ بمدى استخدام الموظفين له وبمدى حمايتهم حين يستخدمونه. تنتقل هذه الدورة من بيئة الأخلاقيات والمعايير الحاكمة، مرورا بتصميم المدونة وقنوات الإبلاغ وإدارة القضايا، وصولا إلى التحقيقات ومخاطر الانتقام التي تتعثر عندها البرامج في الغالب. ويحول اليوم الأخير هذه المعارف إلى مخطط برنامج الإبلاغ وقواعد السلوك يعود به المشارك إلى مجلس الإدارة، فيمتلك أساسا منظما لتعزيز النزاهة واكتشاف المخالفات في وقت مبكر.