نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
تظهر أخطاء إدارة الحسابات الدائنة في صورة تأخر سداد مستحقات الموردين، ومدفوعات مكررة أو احتيالية، وفواتير غير مطابقة، ومفاجآت في الدفاتر عند إقفال نهاية الشهر. تقدم كور كونسبت هذه الدورة الممتدة خمسة أيام لتمكين موظفي العمليات المالية من تشغيل دورة الشراء حتى السداد وفق ضوابط واضحة، بدءا من استلام الفواتير والمطابقة الثنائية والثلاثية، مرورا ببيانات الموردين الرئيسية ودورات الدفع ومنع الاحتيال ومؤشرات الأداء، وصولا إلى إقفال سليم لنهاية الشهر والتعامل مع الفواتير الإلكترونية المهيكلة. ومن خلال العمل على مستندات حالة ومقتطفات من الدفاتر يعد كل مشارك خطة تحسين عمليات وضوابط الحسابات الدائنة لفريقه.
أهداف الدورة:
- معالجة فواتير الموردين من الاستلام حتى الترحيل مع تطبيق قواعد الترميز ومسارات الاعتماد ومعالجة الاستثناءات
- إجراء المطابقة الثنائية والثلاثية مع أوامر الشراء وإيصالات استلام البضائع ومعالجة فروقات السعر والكمية
- إدارة البيانات الرئيسية للموردين عبر تسجيل منضبط والتحقق من التعديلات والتنقية الدورية للسجلات
- إعداد دورات الدفع ومراجعتها بما يوازن بين شروط الموردين والخصومات المتاحة والسيولة النقدية
- اكتشاف المدفوعات المكررة والموردين الوهميين والاحتيال في تعديل البيانات المصرفية ومنعها عبر الرقابة الداخلية على الحسابات الدائنة
- إقفال دفتر الحسابات الدائنة في نهاية الشهر بالمستحقات ومطابقة كشوف حسابات الموردين وإعداد تقارير مؤشرات الأداء
الفئة المستهدفة:
- الموظفون المسؤولون عن استلام فواتير الموردين وترميزها وترحيلها
- الموظفون الذين يطابقون الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات الاستلام ويعالجون الاستثناءات
- الموظفون الذين يحدثون سجلات الموردين وبياناتهم المصرفية في النظام المالي
- الموظفون الذين يعدون مقترحات الدفع ويصدرون مدفوعات الموردين
- الموظفون الذين يطابقون دفتر الحسابات الدائنة الفرعي ويعدون جداول نهاية الشهر
محاور الدورة:
اليوم 1: أسس الحسابات الدائنة ودورة الشراء حتى السداد
- خريطة عملية الشراء حتى السداد من طلب الشراء إلى الدفع
- أدوار الحسابات الدائنة ومسؤولياتها ومصفوفة RACI لتوزيع المسؤوليات
- أنواع فواتير الموردين: الفاتورة الضريبية والإشعار الدائن والإشعار المدين
- الربط بين دفتر الحسابات الدائنة الفرعي وحساب المراقبة في دفتر الأستاذ العام
- قائمة تقييم الوضع الحالي لوظيفة الحسابات الدائنة
اليوم 2: نماذج المطابقة وأطر الرقابة ومعايير الفوترة الإلكترونية
- قواعد المطابقة الثنائية مقابل الثلاثية وإعداد حدود التفاوت المسموح
- إجراءات تأكيد استلام البضائع وإدخال الخدمات
- مصفوفة الفصل بين المهام في وظيفة الحسابات الدائنة
- صيغ الفاتورة الإلكترونية المهيكلة: XML ورموز QR وفحوص التحقق
- حدود تفويض الصلاحيات لاعتماد الفواتير
اليوم 3: معالجة الفواتير والبيانات الرئيسية للموردين ودورات الدفع
- سير عمل استلام الفواتير وترميزها واعتمادها في نظام ERP
- سجل معالجة فروقات السعر والكمية
- نموذج تسجيل الموردين ومعايير حقول البيانات الرئيسية
- إعداد مقترح الدفع وفق تواريخ الاستحقاق وشروط الخصم
- مراجعة ملف الدفع ورفعه إلى البنك وإشعار السداد للمورد
اليوم 4: منع الاحتيال في الحسابات الدائنة والمخاطر وقياس الأداء
- استعلامات كشف المدفوعات المكررة وتدقيق الاسترداد
- بروتوكول التحقق بالاتصال العكسي عند تعديل البيانات المصرفية
- مؤشرات الإنذار للموردين الوهميين وتحليل بيانات ملف الموردين
- بطاقة مؤشرات أداء الحسابات الدائنة: متوسط أيام السداد وتكلفة معالجة الفاتورة ونسبة المطابقة من المحاولة الأولى
- خيارات أتمتة الفواتير: الالتقاط الضوئي OCR ومعايير المعالجة دون تدخل يدوي
اليوم 5: دراسة حالة إقفال نهاية الشهر وخطة تحسين الحسابات الدائنة
- قائمة إقفال الحسابات الدائنة في نهاية الشهر وإجراءات فصل الفترات
- احتساب مستحقات البضائع المستلمة غير المفوترة
- تمرين حالة لمطابقة كشوف حسابات الموردين
- مراجعة أعمار الذمم الدائنة وتسوية الأرصدة المدينة للموردين
- عرض خطة تحسين عمليات وضوابط الحسابات الدائنة
المهارات التي ستكتسبها:
- معالجة استثناءات الفواتير
- تسوية المطابقة الثلاثية
- حوكمة البيانات الرئيسية للموردين
- جدولة دورات الدفع
- كشف احتيال المدفوعات
- إعداد تقارير أداء الحسابات الدائنة
- تقدير المستحقات
- مطابقة الدفاتر الفرعية
لماذا تحضر هذه الدورة:
- تقليص مدة بقاء الفواتير في قوائم الاستثناءات بتطبيق حدود تفاوت واضحة وخطوات محددة لمعالجة الفروقات
- اختبار ملف الموردين وإجراءات الدفع في منظمتك أمام سيناريوهات احتيال مأخوذة من قطاعات التصنيع والخدمات والقطاع العام
- الحصول على قائمة جاهزة لإقفال الحسابات الدائنة في نهاية الشهر ونماذج للمطابقة
- العودة بخطة تحسين عمليات وضوابط الحسابات الدائنة بعد مراجعتها من الزملاء ومواءمتها مع فريقك
الخاتمة:
تحمي وظيفة الحسابات الدائنة المنضبطة العلاقة مع الموردين والسيولة النقدية وسلامة القوائم المالية. ينتقل المشاركون خلال خمسة أيام من رسم دورة الشراء حتى السداد إلى تطبيق قواعد المطابقة وضوابط بيانات الموردين وإجراءات دورات الدفع، ثم تحليل مخاطر الاحتيال ومقاييس الأداء. ويطبق اليوم الأخير هذه المهارات على حالة إقفال نهاية الشهر، لينتهي كل مشارك بخطة تحسين عمليات وضوابط الحسابات الدائنة بعد مراجعتها من الزملاء، جاهزة للتطبيق مع فريقه وأنظمته.