نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
تجمع مؤسسات كثيرة مشاريع مترابطة تحت مظلة واحدة ثم تديرها كجهود منفصلة، فتتعارض الموارد المشتركة وتظهر الاعتماديات متأخرة، ولا يخطط أحد للتغيير التشغيلي الذي تتحقق به المنافع. تبني دورة إدارة البرامج والمشاريع المترابطة من كور كونسبت ممارسة عملية لمن يقودون برنامجا من التكليف حتى الإغلاق: صياغة الرؤية والمخطط التفصيلي، وهيكلة الحوكمة والشرائح، وضبط الاعتماديات والتصعيد بين المشاريع المكونة، وإدارة الانتقال إلى عمليات الأعمال. ويعمل المشاركون على حالات من قطاعات متعددة، ويعدون خطة تنفيذ البرنامج وحزمة انتقال الشريحة لبرنامج من مؤسساتهم.
أهداف الدورة:
- صياغة تكليف البرنامج وموجزه في بيان رؤية ومخطط تفصيلي لنموذج التشغيل المستهدف
- هيكلة تنظيم البرنامج وحوكمته وتحديد مهام المالك المسؤول الأول ومدير البرنامج ومديري التغيير في الأعمال ومجلس البرنامج
- تخطيط الشرائح وإعداد خطة متكاملة للبرنامج ترتب المشاريع المكونة نحو نتائج ومنافع محددة
- ضبط الاعتماديات والموارد المشتركة وتصعيد المخاطر والمشكلات بين المشاريع المكونة
- قيادة انتقال القدرات الجديدة إلى عمليات الأعمال ومراجعات نهاية الشريحة وإغلاق البرنامج
- إعداد خطة تنفيذ البرنامج وحزمة انتقال الشريحة لبرنامج في مؤسسة المشارك
الفئة المستهدفة:
- المديرون الذين يوجهون مجموعة من المشاريع المترابطة نحو نتائج استراتيجية مشتركة
- المالكون المسؤولون أمام الإدارة العليا عن نتائج البرنامج وتمويله
- مديرو التغيير في الأعمال المسؤولون عن ترسيخ القدرات الجديدة في العمليات
- مديرو مكاتب البرامج الذين يدعمون التخطيط والتقارير وقرارات المجلس عبر المشاريع
- مديرو المشاريع الأقدمون الذين تشكل مشاريعهم جزءا من برنامج أوسع
- مديرو التحول الذين يحولون الاستراتيجية المعتمدة إلى برامج تنفيذ
محاور الدورة:
اليوم 1: أسس البرنامج وتكليف البرنامج
- خصائص البرنامج مقارنة بالمشروع: النتائج والغموض والمدة
- دوافع البرامج: تغير الاستراتيجية وإعادة تصميم الخدمات والتغيير الإلزامي
- محتوى تكليف البرنامج وموجز البرنامج
- حصر المشاريع المكونة وتقييم الوضع الراهن للتنفيذ
- قائمة تحقق جاهزية الراعي لإطلاق البرنامج
اليوم 2: معايير البرامج والأطر المرجعية
- مبادئ Managing Successful Programmes (MSP) 5th Edition (منهجية إدارة البرامج الناجحة) ومحاورها في التطبيق
- The Standard for Program Management Fifth Edition (معيار إدارة البرامج من PMI): مجالات أداء البرنامج
- تطبيق إرشادات ISO 21503:2022 (إرشادات إدارة البرامج) على برنامج قائم
- مقارنة مراحل دورة حياة البرنامج بين المراجع الثلاثة
- مصفوفة مواءمة نهج البرنامج حسب الحجم والتعقيد
اليوم 3: الرؤية والمخطط التفصيلي والتنظيم وتخطيط الشرائح
- بيان رؤية البرنامج والمخطط التفصيلي لنموذج التشغيل المستهدف
- خريطة منافع البرنامج وملفات المنافع لمخرجات المشاريع المكونة
- الهيكل التنظيمي للبرنامج: المالك المسؤول الأول ومدير البرنامج ومديرو التغيير في الأعمال
- الشروط المرجعية لمجلس البرنامج وصلاحيات اتخاذ القرار
- تصميم الشرائح والخطة المتكاملة للبرنامج
اليوم 4: الاعتماديات والتصعيد ومخاطر الانتقال
- سجل الاعتماديات بين المشاريع وملاك الاعتماديات
- جدولة الموارد المشتركة وحل التعارض بين المشاريع
- حدود تصعيد المخاطر والمشكلات وهوامش التفويض في البرنامج
- خريطة أصحاب المصلحة وخطة التواصل للتغيير في الأعمال
- خطة الانتقال: تقييم جاهزية الأعمال والتسليم والترسيخ
اليوم 5: دراسات الحالة وخطة تنفيذ البرنامج
- حالة برنامج رقمنة خدمة عامة: إعادة تخطيط شريحة متأخرة
- حالة برنامج تحديث شبكة مرافق: حل تعارض الموارد المشتركة
- تمرين مراجعة نهاية الشريحة وصياغة تقرير إغلاق البرنامج
- تجميع خطة تنفيذ البرنامج وحزمة انتقال الشريحة
- جلسة مساءلة أمام مجلس برنامج من الزملاء
المهارات التي ستكتسبها:
- تصميم المخطط التفصيلي للبرنامج
- تصميم تنظيم البرنامج
- التخطيط المتكامل للبرنامج
- ضبط الاعتماديات
- تحديد حدود التصعيد
- إدارة الانتقال في الأعمال
- إدارة إغلاق البرنامج
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بخطة تنفيذ البرنامج وحزمة انتقال الشريحة لبرنامج قائم بعد مناقشتهما أمام مجلس برنامج من الزملاء
- استبدال المفاجآت المتأخرة بين المشاريع المكونة بسجل اعتماديات فعال وحدود تصعيد متفق عليها
- تسليم القدرات الجديدة إلى العمليات بعد تقييم جاهزية الأعمال قبل التشغيل لا بعده
- مقارنة ممارسات البرامج مع مديرين يقودون برامج في الخدمات العامة والمرافق والصحة والتقنية
الخاتمة:
ينجح البرنامج حين توجه مشاريعه المكونة وموارده المشتركة وتغييراته التشغيلية كجهد واحد نحو نتائج محددة. تنتقل هذه الدورة من تكليف البرنامج والمعايير الرئيسية لإدارة البرامج، إلى الرؤية والمخطط التفصيلي والتنظيم وتخطيط الشرائح، ثم إلى ضبط الاعتماديات والتصعيد والانتقال إلى العمليات. ويطبق اليوم الأخير هذا التسلسل على حالات من قطاعات متعددة وعلى برنامج كل مشارك، ليخرج بخطة تنفيذ البرنامج وحزمة انتقال الشريحة التي تحدد كيف تخطط الشريحة التالية وتحكم وتسلم وتغلق.