نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
كثيرا ما تتعثر إدارة أصحاب المصلحة في المشاريع دون أن يلاحظ أحد: يتوقف الراعي عن حضور المراجعات، وتعلم إدارة المستخدمين بالتغيير يوم التشغيل، وتتلقى اللجنة التوجيهية تقارير تخفي القرارات المطلوبة منها. فتتباعد التوقعات وتشتد المقاومة ويتباطأ التنفيذ. تقدم هذه الدورة من كور كونسبت لمديري المشاريع طريقة قابلة للتكرار لتحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم، وتخطيط الإشراك والاتصال عبر دورة حياة المشروع، ورفع التقارير والتصعيد عبر الراعي واللجان التوجيهية. ويعمل المشاركون على مشروع حالة من قطاعات متعددة ليخرجوا بخطة إشراك أصحاب المصلحة والاتصال للمشروع مع حزمة تقارير للراعي واللجنة التوجيهية.
أهداف الدورة:
- تحديد أصحاب المصلحة في المشروع وتحليلهم باستخدام سجل أصحاب المصلحة وشبكة القوة والاهتمام ونموذج Salience (البروز)
- تقييم مستوى المشاركة الحالي والمطلوب بمصفوفة تقييم مشاركة أصحاب المصلحة وتحديد إجراءات الإشراك لكل فجوة
- إعداد خطة اتصال للمشروع تحدد الجمهور والرسائل والقنوات والتكرار والمسؤول في كل مرحلة من مراحل المشروع
- تنظيم حوكمة الراعي واللجنة التوجيهية بما يشمل طلبات القرار وحزم التقارير ومسارات التصعيد
- تشخيص المقاومة وتعارض التوقعات في المشروع واختيار استجابات إشراك موجهة
- قياس مشاركة أصحاب المصلحة على مدى الوقت بالمؤشرات واستبيانات النبض وتحديث الخطة
الفئة المستهدفة:
- المديرون الذين يقودون مشاريع تتعامل مع إدارات داخلية وموردين ومستخدمين وجهات خارجية متعددة
- قادة المشاريع المسؤولون عن كسب دعم الراعي والحصول على قرارات اللجنة التوجيهية
- موظفو مكاتب إدارة المشاريع الذين يضعون معايير ونماذج أصحاب المصلحة والاتصال لفرق المشاريع
- قادة مسارات العمل والتغيير الذين يهيئون المستخدمين ووحدات الأعمال لاستلام مخرجات المشروع
- ممثلو الجهة المستفيدة في مجلس المشروع من ملاك الأعمال
محاور الدورة:
اليوم 1: أصحاب المصلحة في سياق المشروع ومراجعة الوضع الراهن
- مجال أداء أصحاب المصلحة في PMBOK Guide (دليل المعرفة في إدارة المشاريع): النتائج والمؤشرات
- فئات أصحاب المصلحة في المشروع: الراعي والمستخدمون والموردون والجهات الرقابية والفئات المتأثرة
- مراجعة ميثاق المشروع لاستخراج مؤشرات أصحاب المصلحة والحوكمة
- ورشة تحديد أصحاب المصلحة بالعصف الذهني والهياكل التنظيمية
- بطاقة فحص حالة أصحاب المصلحة لمشروع قائم
اليوم 2: نماذج تحليل أصحاب المصلحة وتخطيط الإشراك
- بنية سجل أصحاب المصلحة: الدور والاهتمام والتأثير والتوقعات
- رسم شبكة القوة والاهتمام واستراتيجيات التعامل مع كل فئة
- تصنيف أصحاب المصلحة في المشروع بنموذج Salience (البروز)
- مصفوفة تقييم مشاركة أصحاب المصلحة: غير مدرك ومقاوم ومحايد وداعم وقائد
- نموذج خطة إشراك أصحاب المصلحة: الفجوات والإجراءات والمسؤولون والتوقيت
اليوم 3: تخطيط الاتصال في المشروع وحوكمة الراعي
- خطة إدارة الاتصالات: مصفوفة الجمهور والرسالة والقناة والتكرار والمسؤول
- تحليل متطلبات الاتصال واختيار القنوات حسب مرحلة المشروع
- اتفاقية دور الراعي وروتين إحاطة الراعي
- الشروط المرجعية للجنة التوجيهية وجدول أعمالها وسجل قراراتها
- تصميم تقرير حالة أصحاب المصلحة ولوحة المتابعة بمعايير RAG (أحمر وأصفر وأخضر)
اليوم 4: المقاومة وتعارض التوقعات والتصعيد
- شبكة تشخيص المقاومة: الأسباب والإشارات واستجابات الإشراك
- مواءمة التوقعات بجدول المفاضلة بين المتطلبات والمنافع
- تصميم مسار التصعيد: الحدود والمستويات وأزمنة الاستجابة
- سجل قضايا أصحاب المصلحة وبروتوكول الإبلاغ عن تغييرات المشروع
- قياس المشاركة: استبيانات النبض ومعدلات الحضور ومؤشرات الانطباع
اليوم 5: دراسة حالة: خطة إشراك أصحاب المصلحة والاتصال
- مشروعا حالة في البنية التحتية والتقنية: بناء خط الأساس لأصحاب المصلحة
- إعداد مصفوفة تقييم المشاركة وخطة إجراءات الإشراك لمشروع الحالة
- خطة الاتصال وتقويمها لثلاث مراحل من مشروع الحالة
- إعداد حزمة لجنة توجيهية تجريبية ومراجعة طلبات القرار
- عرض الخطة ومناقشة مؤشرات الإشراك مع الزملاء
المهارات التي ستكتسبها:
- تحديد أصحاب المصلحة
- تصنيف أصحاب المصلحة وترتيب أولوياتهم
- تحليل فجوات المشاركة
- تخطيط الاتصالات
- إدارة العلاقة مع الراعي
- إعداد تقارير اللجنة التوجيهية
- تشخيص المقاومة
- متابعة أداء الإشراك
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بخطة إشراك أصحاب المصلحة والاتصال للمشروع وحزمة تقارير للجنة التوجيهية مبنية على مشروع حالة واقعي
- معرفة من يحتاج إلى إحاطة أو استشارة أو إشراك في كل مرحلة بدلا من إبلاغ الجميع بالطريقة نفسها
- تقديم طلبات قرار أوضح للراعي واللجنة التوجيهية وتصعيد القضايا قبل أن تعطل التنفيذ
- مقارنة ممارسات إدارة أصحاب المصلحة مع نظراء يديرون مشاريع إنشائية وتقنية وخدمية وصناعية
الخاتمة:
تحافظ المشاريع على الدعم حين تحدد أصحاب المصلحة المناسبين مبكرا، وتشركهم بالمستوى الذي يحتاجه المشروع، وتبقيهم على اطلاع عبر إيقاع مخطط من الاتصال والحوكمة. تنتقل الدورة من سياق أصحاب المصلحة ومراجعة الوضع الراهن، إلى نماذج التحليل ومصفوفة تقييم المشاركة، ثم تخطيط الاتصال وروتين الراعي واللجنة التوجيهية، وصولا إلى المقاومة وتعارض التوقعات والتصعيد وقياس المشاركة. ويطبق اليوم الأخير هذه الأساليب على مشروع حالة، ليخرج المشاركون بخطة إشراك واتصال جاهزة للاستخدام في مشروع فعلي.