نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
يتعثر التخطيط التشغيلي ومتابعة التنفيذ في كثير من الإدارات رغم اعتماد الخطة الاستراتيجية: تستمر الأعمال على الروتين المعتاد، وتبقى أنشطة بلا مالك محدد، ويحجز وقت الموظفين مرتين، وتنشغل الاجتماعات الشهرية بسرد الأنشطة بدل مراجعة النتائج، فلا تظهر الانحرافات إلا في نهاية العام. تؤهل هذه الدورة من كور كونسبت مديري الإدارات وموظفي التخطيط والأداء لتحويل الأهداف إلى خطة تشغيلية للإدارة، وجدولة الأنشطة وتخصيص مواردها، وتحديد المسؤوليات، ووضع مؤشرات الأداء التشغيلية، وإدارة المتابعة الشهرية بتحليل الانحرافات والإجراءات التصحيحية. ويعد المشاركون خطة تشغيلية سنوية للإدارة مع لوحة متابعة لإدارة في دراسة حالة.
أهداف الدورة:
- تحويل أهداف المنشأة إلى أهداف للإدارات وخطة تشغيلية سنوية منظمة
- ترجمة أهداف الإدارة إلى مبادرات ومشاريع وأنشطة متكررة بمعالم زمنية وتقديرات لحجم العمل والموارد
- إسناد ملكية واضحة لكل نشاط بمصفوفة RACI لتوزيع المسؤوليات وربط كل بند في الخطة بمخصصه في الموازنة
- وضع مؤشرات أداء تشغيلية بخطوط أساس ومستهدفات ومقاييس سابقة ولاحقة لكل هدف من أهداف الإدارة
- إدارة اجتماعات متابعة شهرية تحلل الانحراف بين المخطط والفعلي وتتفق على الإجراءات التصحيحية
- إعداد خطة تشغيلية سنوية للإدارة ولوحة متابعة جاهزتين لاعتماد الإدارة العليا
الفئة المستهدفة:
- مديرو الإدارات المسؤولون عن تحقيق الأهداف السنوية ونتائج إداراتهم
- رؤساء الأقسام والوحدات الذين يجدولون الأنشطة والموظفين والموارد داخل الإدارة
- موظفو التخطيط والأداء الذين يجمعون خطط الإدارات ويعدون تقارير التقدم
- منسقو مكاتب الاستراتيجية الذين يتابعون إسهام خطط الإدارات في أهداف المنشأة
- مديرو العمليات والوظائف المساندة الذين يوازنون بين حجم العمل والطاقة والموازنة خلال العام
محاور الدورة:
اليوم 1: من توجهات المنشأة إلى الخطط التشغيلية للإدارات
- الخطة الاستراتيجية مقابل الخطة التشغيلية: مقارنة الأفق الزمني ومستوى التفصيل والملكية
- شجرة تسلسل الأهداف من غايات المنشأة إلى أهداف الإدارات
- مراجعة مهام الإدارة ودليل خدماتها
- فحص نضج التخطيط التشغيلي في دورة التخطيط الحالية
- تقويم التخطيط من إطلاق دورة التخطيط حتى توقيع الخطة
اليوم 2: بنية الخطة التشغيلية ونماذج التخطيط
- نموذج الخطة التشغيلية: الأهداف والمبادرات والأنشطة والملاك والمعالم الزمنية
- مصفوفة ربط الأهداف بالمبادرات للمشاريع والأنشطة المتكررة
- النموذج المنطقي للمدخلات والأنشطة والمخرجات والنواتج
- هرم مؤشرات الأداء التشغيلية بالمقاييس السابقة واللاحقة
- بطاقة تعريف المؤشر: المعادلة وخط الأساس والمستهدف ومصدر البيانات
اليوم 3: جدولة الخطة وتخصيص مواردها وتحديد ملكيتها
- تفصيل الأنشطة وجدولة برنامج العمل السنوي بمخطط جانت
- موازنة طاقة الموظفين وحجم العمل بمخطط تحميل الموارد
- ربط بنود الخطة برموز الموازنة ومخصصات مراكز التكلفة
- مصفوفة RACI لتوزيع المسؤوليات بمسؤول نهائي واحد عن كل نشاط
- ملف اعتماد الخطة وإحاطة فرق الإدارة بها
اليوم 4: المتابعة ومراجعة الانحرافات وتعديل الخطة
- جدول أعمال اجتماع المتابعة الشهري والأدوار وسجل القرارات
- تحليل الانحراف بين المخطط والفعلي للمعالم الزمنية والمؤشرات والإنفاق
- سجل الإجراءات التصحيحية مع ملاحظات السبب الجذري ومواعيد الإنجاز
- سجل مخاطر التنفيذ لمخاطر الموارد والاعتماديات والموردين
- مراجعة الخطة في منتصف العام: إعادة التوزيع الزمني وإعادة ترتيب الأولويات واعتماد التغيير
اليوم 5: دراسة حالة إدارة والخطة التشغيلية السنوية
- ملخص الحالة: مقارنة وحدتي خدمة العملاء والمرافق
- بناء الخطة التشغيلية السنوية للإدارة موضوع الحالة
- تصميم لوحة المتابعة بحالة إشارات المرور وخطوط الاتجاه
- صياغة نموذج تقرير التقدم الربعي
- الدفاع عن الخطة ولوحة المتابعة أمام لجنة إدارية تجريبية
المهارات التي ستكتسبها:
- تحليل مواءمة الأهداف
- تصميم الخطة التشغيلية
- جدولة الأنشطة
- موازنة حجم العمل والطاقة
- تصميم مقاييس الأداء
- مراجعة الانحرافات
- تتبع الإجراءات التصحيحية
- إعداد تقارير التقدم
لماذا تحضر هذه الدورة:
- العودة بخطة تشغيلية سنوية للإدارة ولوحة متابعة جرى بناؤهما والدفاع عنهما على دراسة حالة
- تحويل اجتماعات المتابعة الشهرية إلى جلسات قرار بسجل للانحرافات وإجراءات تصحيحية محددة المالك
- منع تسرب الأنشطة بين الأقسام بإسناد كل نشاط إلى مسؤول واحد وموعد إنجاز
- مقارنة ممارسات التخطيط والمتابعة مع مديري إدارات من جهات حكومية وخدمية وصناعية
الخاتمة:
تثبت الخطة التشغيلية قيمتها حين تعرف كل إدارة ما ستنجزه، ومن يملك كل نشاط، وكيف يراجع التقدم كل شهر. تنتقل الدورة من تسلسل الأهداف ومهام الإدارة، إلى نماذج الخطط والنموذج المنطقي وبطاقات تعريف المؤشرات، ثم إلى الجدولة وموازنة حجم العمل وربط الخطة بالموازنة وتوزيع المسؤوليات بمصفوفة RACI، وصولا إلى المتابعة الشهرية وتحليل الانحرافات والإجراءات التصحيحية ومخاطر التنفيذ ومراجعة منتصف العام. ويخرج المشاركون في اليوم الأخير بخطة تشغيلية سنوية ولوحة متابعة لإدارة في دراسة حالة.