نظرة عامة على البرنامج
مقدمة:
دورة تدقيق المشتريات هذه مدتها خمسة أيام، وتتناول ضوابط دورة الشراء حتى الدفع ومؤشرات التواطؤ في العطاءات واختبارات البيانات، وهي موجهة إلى وحدات التدقيق الداخلي وامتثال المشتريات وتدقيق العقود وفحص الاحتيال، وتنتهي بإعداد برنامج تدقيق للمشتريات وتقرير ملاحظات لجهة افتراضية. يمر جزء كبير من الإنفاق عبر استثناءات من المنافسة وأوامر شراء مجزأة وموردين لم يخضعوا للتحقق وفواتير غير مطابقة لا تختبرها مراجعة الملفات المعتادة، فتظهر الخسائر والتواطؤ متأخرة. يراجع المرشحون ملفات الشراء أو معاملات السداد في عملهم فعلا، وتقدم الدورة بأسلوب دراسة الحالة على سجلات المنافسات وملفات الموردين وبيانات الدفعات. وتقدم كور كونسبت هذه الدورة في تدقيق المشتريات.
أهداف الدورة:
- رسم مخاطر دورة الشراء حتى الدفع وضوابطها في مصفوفة مخاطر وضوابط تحدد نطاق مهمة تدقيق المشتريات
- تخطيط تدقيق المشتريات المبني على المخاطر واختبار تحديد الاحتياجات والمواصفات وتقييم العطاءات ومبررات الشراء من مصدر واحد
- التحقق من بيانات سجل الموردين والعناية الواجبة واعتمادات الترسية والمطابقة الثلاثية وضوابط السداد من خلال عينات المعاملات
- تمييز أنماط التواطؤ في العطاءات وتجزئة أوامر الشراء وتعارض المصالح غير المفصح عنه في سجلات المنافسات والشراء
- تشغيل تحليلات الإنفاق واختبارات بيانات التدقيق المستمر وتقييم أداء المشتريات وفق معايير القيمة مقابل المال
- إعداد برنامج تدقيق للمشتريات وتقرير ملاحظات يحدد قيمة الاستثناءات ويقترح المبالغ الواجب استردادها
الفئة المستهدفة:
- فرق التدقيق الداخلي التي تراجع عمليات الشراء والمنافسات والحسابات الدائنة
- وحدات امتثال المشتريات التي تراقب التقيد بسياسة الشراء وحدود الصلاحيات المفوضة
- وحدات تدقيق العقود التي تفحص ملفات الترسية وعقود الموردين وفواتيرهم
- وحدات فحص الاحتيال والنزاهة التي تتحرى المنافسات والدفعات بحثا عن المخالفات
- فرق الرقابة المالية التي تطابق حسابات الموردين وتتابع استرداد المبالغ المدفوعة بالزيادة
محاور الدورة:
اليوم 1: نطاق تدقيق دورة الشراء حتى الدفع وخريطة المخاطر
- خريطة مراحل الشراء حتى الدفع من طلب الشراء إلى صرف الدفعة
- إطار COSO للرقابة الداخلية المتكاملة وربطه بمخاطر الشراء
- تطبيق Global Internal Audit Standards لمعايير التدقيق الداخلي على مهام المشتريات
- مصفوفة المخاطر والضوابط للمشتريات حسب مرحلة العملية
- جولة ميدانية على الوضع الحالي لوظيفة شراء قائمة
اليوم 2: تخطيط تدقيق المشتريات المبني على المخاطر ومراجعة مصادر التوريد
- تحديد نطاق مهمة تدقيق المشتريات وورقة تقييم المخاطر
- تدقيق تحديد الاحتياجات والمواصفات لكشف الشروط المقيدة للمنافسة
- مراجعة ملفات تقييم العطاءات وإعادة احتساب أوراق التقييم
- اختبار مبررات الشراء من مصدر واحد مقابل معايير الاستثناء المعتمدة
- كشف تجزئة أوامر الشراء للتحايل على حدود الصلاحيات المفوضة
اليوم 3: اختبار سجل الموردين وترسية العقود وضوابط المعاملات
- تدقيق ملف بيانات الموردين الرئيسي لكشف الموردين المكررين والخاملين
- مراجعة أدلة العناية الواجبة بالموردين قبل تسجيلهم
- اختبار مسار اعتماد ترسية العقود ومصفوفة تفويض الصلاحيات
- اختبار المطابقة الثلاثية بين أمر الشراء والاستلام والفاتورة
- اختبار الدفعات المكررة والمبالغ المدفوعة بالزيادة في الحسابات الدائنة
اليوم 4: مؤشرات احتيال المشتريات وتحليلات الإنفاق والقيمة مقابل المال
- مراجعة مؤشرات الإنذار وفق OECD Guidelines for Fighting Bid Rigging لمكافحة التواطؤ في العطاءات
- تحليل أنماط العطاءات الصورية وتناوب الفوز والامتناع المتفق عليه عن التقدم
- مطابقة سجلات الموظفين والموردين لكشف تعارض المصالح
- قانون Benford واختبارات بيانات المراقبة المستمرة للضوابط
- تدقيق القيمة مقابل المال لمؤشرات أداء المشتريات
اليوم 5: دراسة حالة لإعداد برنامج تدقيق المشتريات وتقرير الملاحظات
- حزمة بيانات الشراء للجهة الافتراضية وتحديد نطاق التدقيق
- خطة العينات ومعايير الأدلة لملفات المشتريات
- تنفيذ اختبارات البيانات على ملفات الموردين والدفعات في الحالة
- تصنيف الأسباب الجذرية وقياس المبالغ القابلة للاسترداد في استثناءات الحالة
- استكمال برنامج تدقيق المشتريات وتقرير الملاحظات
المهارات التي ستكتسبها:
- رسم مخاطر المشتريات
- إعادة أداء اختبارات ملفات المنافسات
- مراجعة بيانات سجل الموردين
- اختبار المطابقة الثلاثية
- تمييز أنماط التواطؤ في العطاءات
- تحليل بيانات التدقيق
- تصميم عينات التدقيق
- قياس المبالغ القابلة للاسترداد
لماذا تحضر هذه الدورة:
- إعداد برنامج تدقيق للمشتريات مع اختبارات البيانات وتقرير ملاحظات وتسليمهما إلى الرئيس التنفيذي للتدقيق ولجنة المراجعة
- تحديد المنافسات والموردين ومسارات الدفع التي تختبر أولا، والاستثناءات التي تصعد بوصفها تواطؤا محتملا
- تفادي الدفعات المكررة والترسية غير المبررة من مصدر واحد وأوامر الشراء المجزأة التي تمر دون اعتراض عبر مسارات الاعتماد
- نقل نصوص اختبارات البيانات وقوائم فحص المنافسات القابلة لإعادة الاستخدام إلى فرق التدقيق وامتثال المشتريات
الخاتمة:
بعد العودة إلى العمل يسلم المشارك برنامج تدقيق المشتريات وتقرير الملاحظات إلى الرئيس التنفيذي للتدقيق، فيعتمد عليه في جدولة مهام تدقيق الشراء القادمة والاتفاق مع الإدارة المالية على المبالغ المستردة ومطالبة إدارة المشتريات بمعالجة ثغرات الرقابة. وتتبنى فرق امتثال المشتريات اختبارات البيانات فحوصا دورية على ملفات الموردين وأوامر الشراء والدفعات. وبعد أول مهمة تنفذ بهذا البرنامج تراجع وحدة التدقيق الاختبارات التي أنتجت استثناءات صحيحة، ومقدار ما حصل فعلا من المبالغ المقدرة للاسترداد، وما يحتاج إلى تحديث في مصفوفة المخاطر والضوابط.
الأسئلة الشائعة:
ما الذي يحتاجه المشارك قبل دورة تدقيق المشتريات وضوابط دورة الشراء حتى الدفع؟
ينبغي أن يراجع المشارك ملفات الشراء أو سجلات المنافسات أو دفعات الموردين في عمل التدقيق أو الامتثال أو الرقابة المالية. وتدعم مهارات الجداول الإلكترونية الأساسية اختبارات البيانات، ويساعد إحضار مستخرجات مجهولة المصدر من بيانات الموردين أو الدفعات على تطبيق التمارين على مادة مألوفة.
بم تختلف دورة تدقيق المشتريات عن دورة ممارسات الشراء أو دورة التحقيق في الاحتيال؟
تختبر هذه الدورة فاعلية ضوابط الشراء وتقيس قيمة الاستثناءات من موقع المدقق. أما دورات ممارسات الشراء فتعلم المشترين إدارة العملية، وتتناول دورات التحقيق في الاحتيال المقابلات والتعامل مع الأدلة بعد البلاغ، ولا يظهر ذلك هنا إلا بإيجاز.
ما اختبارات البيانات التي تكشف أكثر الاستثناءات في تدقيق المشتريات؟
من أكثر الاختبارات إنتاجا مطابقة الفواتير والدفعات المكررة، ومقارنة سجل الموردين ببيانات الموظفين، ورصد أوامر الشراء الواقعة دون حدود الاعتماد مباشرة، وتحديد المنافسات ذات العطاء الوحيد وتقارب الأسعار، وفحص المبالغ بقانون Benford حين تمتد البيانات عبر عدة مراتب عددية.
ماذا يعود به المشارك من دورة تدقيق المشتريات ومؤشرات التواطؤ في العطاءات واختبارات البيانات؟
يعود المشارك ببرنامج تدقيق للمشتريات مع اختبارات البيانات وتقرير ملاحظات مبني على جهة افتراضية، إضافة إلى مصفوفة مخاطر وضوابط وخطة عينات ونموذج جدول للمبالغ المستردة، جاهزة للتكييف مع خطة التدقيق في جهته.